リファレンスチェックとは?メリットや実施の流れを解説
採用した人材がすぐに辞めてしまう、思っていた人材と違ったと感じたことはありませんか？こうした採用ミスマッチを防ぐ手法として注目されているのがリファレンスチェックです。本記事では、リファレンスチェックのメリットや実施の流れ、具体的な質問例、注意点まで網羅的に解説します。採用の精度を高めたい方はぜひ参考にしてください。
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リファレンスチェックとは？
リファレンスチェックは、中途採用時に行う身元照会です。応募者の元上司などに問い合わせて、職務経歴、勤務状況、人柄、職務遂行能力などを確認します。
リファレンスチェックの主な目的は、応募者を理解している人から応募者の仕事ぶりや人柄に関する情報を得ることです。手元の情報に誤りがないかを確認します。もちろん、応募者の自己評価と客観的な評価のギャップを埋める目的もあります。リファレンスチェックを行うことで、より正確な評価が可能になります。
リファレンスチェックは、応募者の承諾を得てから行います。内定前の最終確認として行われることが一般的です。手元にある情報とリファレンスチェックの結果に大きな差がある場合、内定を見送るケースもあります。
リファレンスチェックと前職調査は異なる
リファレンスチェックとよく似た取り組みに前職調査があります。前職調査は、応募書類や面接で得た情報に間違いがないかを確認する調査です。主に、経歴詐称や金銭トラブルなどを調査します。金融業界や警備業界など、信用を重視する業界の採用活動で実施されることが多いようです。前職調査は、採用企業が調査会社に依頼するなどの形で行います。
リファレンスチェックを行うメリット
一般的に、リファレンスチェックには次のメリットがあると考えられています。
ミスマッチを防ぐ
応募者のことを良く知っている人から情報を得ることで、応募書類や面接ではわからない部分を確認できます。例えば、チームの中でどのような役割を担っていたかなどを知ることができます。あるいは、応募者の実際のスキルなどを確認することも可能です。客観的な情報を得られるため、リファレンスチェックを実施すると採用ミスマッチを防ぎやすくなります。
採用ミスマッチを防ぐ方法については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
求職者との信頼関係の構築
リファレンスチェックを行うことで、企業は安心して応募者を採用できます。応募者も応募書類や面接の内容に嘘がないことを証明できます。双方の不安を解消できるため、リファレンスチェックを実施すると信頼関係を構築しやすくなります。
入社後の働きやすさ向上
リファレンスチェックを行うことで、採用企業は応募者の人柄や職務遂行能力などを深く理解できます。したがって、応募者が入社後に能力を発揮しやすい環境を整えやすくなります。具体的には、応募者の特徴に合わせて、配属先や業務配分を調整することなどが可能です。リファレンスチェックを実施すると、応募者の働きやすさは向上します。応募者の働きやすさが向上すると、能力を発揮しやすくなるうえ定着率もアップします。リファレンスチェックは、応募者にとっても企業にとってもメリットのある取り組みです。
リファレンスチェック実施の流れ
リファレンスチェックは、どのような流れで進めるのでしょうか。基本的な実施の流れを紹介します。
リファレンス方法の決定
リファレンス方法には、次の2種類があります。
【リファレンス方法】
- 応募者がリファレンス先を紹介する
- 採用企業がリファレンス先を見つける
※リファレンス先は2名以上が基本
主流となっているのは「応募者がリファレンス先を紹介する」です。リファレンス先から同意を得たうえで、応募者からリファレンス先の連絡先を教えてもらいます。
「採用企業がリファレンス先を見つける」場合は、採用企業の担当者または外部業者がリファレンス先を探します。同じ企業で働いていただけでなく、応募者の働きぶりや人柄まで理解しているリファレンス先を見つけなくてはならないため、やや非効率な方法といえるかもしれません。
求職者の同意を得る
リファレンス方法を決定したら、応募者に対しリファレンスチェックについて説明して同意を得ます。同意を得る内容は次の通りです。
【リファレンスチェック前に同意を得る内容】
- リファレンスチェックの実施目的
- リファレンス先から応募者の情報を得ること
- 応募者からリファレンス先にリファレンスチェックについて説明して同意を得てもらうこと（応募者がリファレンス先を紹介する場合）
以上の同意を得てから、リファレンスチェックを実施します。
リファレンス先の決定と日程や質問内容の調整
リファレンスチェックの同意を得てから、リファレンス先を決定します。応募者がリファレンス先を紹介する場合、採用企業がリファレンス先に連絡して日程調整を行います。リファレンス先にも都合があるため、急な対応は難しいからです。日程調整から実施日の間に、質問内容などを決定します。リファレンスチェックを行う時間は10～30分程度が目安です。
採用企業がリファレンス先を探す場合は、応募者が勤めていた会社に連絡する、SNSを活用するなどの方法でリファレンス先を見つけます。以降の流れは、応募者がリファレンス先を紹介する場合と同じです。
リファレンスチェックの実施と回答結果のまとめ
実施日を迎えたら、リファレンス先に連絡してあらかじめ決めておいた質問をします。聞き取りを終えてから、結果をレポートにまとめます。主な記載内容は、回答者（リファレンス先）・質問内容・回答内容・総評です。レポートを担当者間で共有し、採用活動に活かします。
リファレンスチェックで聞くべき質問
リファレンスチェックでは、どのような質問をすればよいのでしょうか。押さえておきたいポイントと質問例は次の通りです。
勤務状況や経歴
必ず確認したいのが、職務状況や職務経歴です。応募書類に記載されている内容、面接で話した内容に間違いがないか確認します。例えば、次の質問などが想定されます。
【在籍期間】
- 応募者の在職期間は○○年〇月〇日～○○年〇月〇日までで間違いありませんか？
【職務経歴】
- 応募者の役職は○○で合っていますか？
【勤務状況】
- 遅刻や欠勤はありましたか？あれば頻度を教えてください。
- 真面目に勤務していましたか？
人物像やコミュニケーション能力
応募者の人柄やコミュニケーション能力に関する質問も欠かせません。応募書類や面接だけではわからないからです。例えば、次の質問などが想定されます。
【人物像・コミュニケーションについて】
- あなたとの関係性はどうでしたか？
- 周囲とどのようにコミュニケーションをとっていましたか？
- 個人で進める仕事とチームで進める仕事のどちらに向いていますか？
- 応募者と一緒に働きたいと思いますか？
職務能力や実績
職務能力や実績についても確認しておきたいところです。次の質問などが想定されます。
【職務能力・実績について】
- リーダシップを発揮するタイプですか？
- 長所と短所を教えてください。
- 応募者の主な実績を教えてください。
- 応募者は壁にぶつかったときどうしますか？
リファレンスチェックを行う際に押さえておきたい注意点
リファレンスチェックは、候補者の働きぶりや人柄を把握し、採用判断の精度を高めるうえで有効な手法です。一方で、進め方を誤ると候補者との信頼関係を損ねたり、個人情報の取り扱いをめぐるトラブルにつながったりするおそれもあります。安心して実施するためには、事前に基本的な注意点を理解し、適切な運用ルールを整えておくことが大切です。
本人の同意を得たうえで実施する
リファレンスチェックは、第三者に候補者に関する情報を確認する行為であるため、必ず本人の同意を得たうえで実施する必要があります。無断で連絡を取った場合、候補者に不信感を与え、選考辞退につながる可能性があります。
取得した情報の管理方法を明確にしておく
リファレンスチェックで得られる情報には、候補者の評価や勤務姿勢、人柄など、取り扱いに配慮が必要な内容が含まれます。そのため、情報をどの範囲まで共有するのか、どの目的で利用するのかを社内で明確にしておくことが欠かせません。
個人情報保護の観点からも、保管方法や閲覧権限、利用範囲などの基本ルールをあらかじめ定め、適切に運用することが大切です。
現職に影響が出ないよう配慮して進める
在職中の候補者に対してリファレンスチェックを行う場合は、現職に転職活動が知られないよう十分に配慮する必要があります。確認先の選び方を誤ると、候補者の立場を不安定にしたり、不要なトラブルを招いたりするおそれがあります。
そのため、リファレンス先は企業側で一方的に決めるのではなく、候補者本人に確認しながら慎重に選定することが大切です。現職の関係者ではなく、前職の上司や同僚など、候補者が了承した相手に限定して進めることで、安心して実施しやすくなります。
得られた内容をそのまま鵜呑みにしない
リファレンスチェックで得られる情報は有益ですが、あくまで第三者の視点による評価の一つです。そのため、聞き取った内容だけで候補者を判断するのではなく、面接での印象や応募書類の内容、これまでの経歴などもあわせて総合的に見ることが重要です。
特に、ネガティブな評価があった場合でも、それが一時的な状況によるものなのか、評価者との関係性によるものなのかを慎重に見極める必要があります。一部の情報だけで早急に結論を出さず、多角的に判断する姿勢が求められます。
実施後の対応まで丁寧に行う
リファレンスチェックは、確認が終わったらそれで完了というものではありません。協力してくれたリファレンス先に対しては、時間を割いて対応してもらったことへの感謝をきちんと伝えることが大切です。こうした対応の丁寧さは、企業としての印象にも関わります。
また、候補者に対しても、必要に応じて実施した旨や選考の流れを丁寧に共有することで、不安の軽減につながります。採用活動全体の信頼性を高めるためにも、実施前だけでなく実施後のコミュニケーションまで意識しておくことが重要です。
まとめ
リファレンスチェックは、応募書類や面接だけでは把握しきれない情報を補い、候補者をより客観的に評価するための有効な手法です。採用ミスマッチの防止や信頼関係の構築、入社後の定着率向上にもつながる点が大きなメリットといえます。
一方で、実施にあたっては本人の同意取得や個人情報の取り扱い、現職への配慮など、適切な運用が求められます。また、リファレンスチェックはあくまで採用プロセスの一部であり、母集団形成や求人内容、選考フローといった全体設計とあわせて取り組むことで、より高い効果を発揮します。
そのため、「応募が集まらない」「採用しても定着しない」といった課題を感じている場合は、リファレンスチェックだけでなく、採用活動全体の見直しを行うことが重要です。
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