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採用ターゲットではない方からの求人応募があった場合の断り方

採用ターゲットではない方からの求人応募があった場合の断り方

求人広告を出して応募があっても、ほとんどの場合、全員を採用するわけにはいきません。とくに採用ターゲットではない方からの応募に対しては、書類選考の段階、あるいは面接したあとで不採用とすることになります。問題はそのことをどう伝えるかです。どのように断るのが適切なのか、なぜ不用意な伝え方をしてはいけないのかなど、不採用の際の断り方について解説します。

求人応募を断るときの注意点

まず注意したいのは、求人広告の募集内容と矛盾が生じる理由で採用を断ってはいけないということです。また法律に反する理由で断るのもNGです。たとえば以下のようなケースは要注意です。

  • 求人広告で年齢制限を設けていないのに年齢が対象外だとして断る
  • 同じく女性しか採用していない、男性しか採用していないという理由で断る
  • 求人広告で「未経験者歓迎」としているのに、経験がないことを理由に断る

年齢については、労働施策総合推進法(旧・雇用対策法)により、原則として募集・採用時に「年齢による制限」を設けることが禁止されています。性別についても、男女雇用機会均等法によって、募集・採用時に「性別による制限」をすることが禁じられています。にもかかわらず、年齢や性別を理由に断ればトラブルのもとになります。また法律で禁じられている以外の事項でも、求人広告に記してあった条件に合致しているのに、「やはりその点が問題で不採用です」と伝えるのは大いに問題があります。

加えてもう一つ、不採用連絡を行わないという選択もすべきではありません。面接の際に「合否は◯月◯日までにお知らせします」とだけ伝えて、期限までに連絡がなければ不採用が確定するといったケースがこれに該当します。新卒の就活では「サイレントお祈り」という言葉があり、「今後の◯◯様のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます」という通知すら来ないためにこう呼ばれています。

採用ターゲットではない場合も誠意のある対応を!

サイレントお祈りは企業によるハラスメントだとして問題視されています。先に挙げた募集内容と矛盾した理由による不採用も、応募者が問題だとして声を上げれば炎上を招くことにもなるでしょう。

炎上云々を別にしても、不採用者への対応は誠意を持って行うのがマナーです。たとえ応募者がまったくのターゲット外の人であったとしても同じです。丁寧かつ真摯に接することで、将来のユーザーや取引先になる可能性を維持することができます。

逆に、不採用者への対応をおざなりにしてしまえば、反感や嫌悪感を持たれることにもなるでしょう。対外的なブランディングのことも考慮し、自社への好感度を下げることは回避しなければなりません。

そのため不採用の通知は早いほうが良く、面接後であれば1週間以内が望ましいといえます。また、ときには電話などで不採用の理由を聞かれることもあります。その際も不用意な回答をしてしまわないよう注意が必要です。あらかじめケース別の答え方を決めて用意しておくとあわてなくてすむでしょう。

求人募集へのメールでの断り方

不採用の場合、最近はメールで返信するという企業が多くなっています。メールの文面は、応募に対する謝意を示しつつ、不採用となったことを伝えるものとなります。その際、言い回しには十分配慮しましょう。「採用を見送らせていただきます」といった表現よりは、「社内で検討した結果、希望に添えないことになりました」といった伝え方が望ましいでしょう。また、不採用理由を記すことは原則として不要です。

以下、例文を記載します。

件名:【選考結果のご連絡】株式会社〇〇

○○〇〇様

株式会社〇〇、採用担当の△△でございます。

時下、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
先日は、お忙しい中ご足労頂きまして、誠にありがとうございました。

さて、面接の結果についてですが、社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えないこととなりました。

メールにて失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

尚、お預かりした履歴書などの書類は、弊社にて責任を持って破棄いたしますのでご了承ください。

末筆ながら、〇〇様の今後益々のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

〇〇株式会社
採用担当△△
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)

不採用・書類選考落ちの場合、履歴書の返却は必要か?

書類選考や面接時に提出される履歴書は、企業側にわたった時点で所有権が企業に移ることになります。そして同時に、企業は個人情報保護の義務を負うことにもなります。

したがって、履歴書を返却する義務はなく、その代わりに個人情報である履歴書を適切に取り扱う必要があります。具体的にはしっかりと責任を持ってシュレッダーなどを用いて破棄しなければなりません。

もちろん、応募者に返却することも可能です。その際は書類を送付した記録が残る「特定記録郵便」を利用することが望ましいとされています。応募者から履歴書の返送を求められることもあるので、その際も基本的にこのやり方で返却するようにしましょう。

求人応募を断る場合は、募集内容と矛盾がないか、法律に反していないか注意が必要です。採用ターゲットでなくてもしっかり対応しましょう。

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