採用活動をスムーズに行える採用フローの作り方
採用フローを固めることで、採用活動を効率化・最適化できます。採用活動を見える化できるからです。この記事では、採用フローの概要と作り方などを解説します。
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採用フローとは
採用フローは、募集活動から入社までの工程や流れ、あるいはこれを図式化したものです。採用活動をスムーズに行ったり、採用活動の質を高めたりするために、採用フローは非常に重要と考えられています。なぜ重要なのでしょうか。
採用フローを固める重要性
採用活動を開始する前に採用フローを固めることで、次のメリットを得られます。
【採用フローを固めるメリット】
- スケジュール管理が簡単になる
- 採用活動を改善していける
以上のメリットを得られるのは、採用活動の全体像を把握できるからです。例えば、採用フローをもとに現在の状況を把握して準備を進めることや、前回の採用活動で問題になった工程を把握して今回の採用活動を改善することなどが可能になります。
採用活動には、全体像を把握しにくい特徴があります。採用活動の流れは、募集する人材などで異なるからです。例えば、新卒と管理職では、評価基準が異なるため採用活動の流れも異なります。なんとなく進めると、効率化・最適化が難しいといえるでしょう。
以上の問題点を解決するのが採用フローです。採用活動の前に採用フローを固めておけば、スケジュールの調整や問題の改善などが容易になります。そのため、事前に採用フローを固めておくことが重要なのです。
【パターン別】採用フローの例
前述の通り、採用活動の流れはケースで異なります。パターン別の採用フローを紹介します。
標準型の採用フロー
標準的な採用フローは次の通りです。
【標準型の採用フロー】
- 求人情報公開
- プレエントリー
- 会社説明会
- エントリー
- 筆記試験
- 面接試験
- 内定通知
- 内定フォロー
- 入社
多くの会社は、以上の流れで採用活動を行っています。ただし、すべての工程が完全に同じわけではありません。例えば、人物重視の企業は、筆記試験ではなくグループディスカッションで求職者の協調性を評価していることがあります。あるいは、面接の回数も企業により異なります。各企業が、必要に応じて工程を調整している点には注意が必要です。
標準型の特徴は、幅広い採用活動に活用できることといえるでしょう。オーソドックスな流れなので、新卒採用から中途採用、アルバイト採用まで対応できます。採用フローに悩む場合は、標準型を自社の実務に合わせて調整するとよいかもしれません。
試験先行型の採用フロー
試験先行型の採用フローは次の通りです。
【試験先行型の採用フロー】
- 求人情報公開
- エントリー
- 筆記試験
- 会社説明会
- 面接試験
- 内定通知
- 内定フォロー
- 入社
標準型との違いは、会社説明会の前に筆記試験を行うことです。筆記試験は、試験会場ではなくWebで行うことが少なくありません。筆記試験の内容はケースで異なりますが、自社についての理解度を確かめる企業が多いようです。
試験先行型の特徴は、会社説明会に参加する応募者を絞り込めることといえるでしょう。そのため、応募者数が非常に多い企業や人数を減らしてからじっくりと選考したい企業に向いています。一方で、会社説明会に参加してから応募を検討したいと考えている求職者を逃してしまう恐れがあります。よく考えてから活用したい採用フローです。
説明会・選考一体型の採用フロー
説明会・選考一体型の採用フローは次の通りです。
【説明会・選考一体型の採用フロー】
- 求人情報公開
- エントリー
- 会社説明会と筆記試験
- 面接試験
- 内定通知
- 内定フォロー
- 入社
標準型との違いは、会社説明会と筆記試験を同時に行うことです。標準型と同じ流れで、会社説明会と筆記試験を同日に行うケースもあります（会社説明会前にプレエントリー、筆記試験前にエントリー）。
説明会・選考一体型の特徴は、選考期間を短縮できることです。採用活動に人員を割けない中小企業などに向いている採用フローといえるでしょう。内定通知を出すタイミングが早くなるため、他の採用フローに比べて内定フォローの重要性が増します。内定辞退を防ぐ取り組みが欠かせません。
インターンシップ型の採用フロー
インターンシップ型の採用フローは次の通りです。
【インターンシップ型の採用フロー】
- 求人情報公開
- プレエントリー
- 会社説明会
- エントリー
- インターンシップ選考
- インターンシップ
- 最終面接
- 内定通知
- 内定フォロー
- 入社
インターンシップ型の採用フローは、インターンシップを導入している企業で用いられています。インターンシップ選考の内容は企業で異なりますが、一般的に書類審査・筆記試験・適性検査・面接などが行われています。
インターンシップ型の特徴は、業務を通して求職者の適正を評価できることといえるでしょう。一方で、求職者を職場に迎え入れるため準備は大変です。導入する場合、事前に準備を進めておく必要があります。
社員紹介型の採用フロー
社員紹介型の採用フローは次の通りです。
【社員紹介型の採用フロー】
- 従業員に採用活動を周知
- リクルーターから人材の紹介
- 面談
- エントリー
- 面接試験
- 内定通知
- 内定者フォロー
- 入社
社員紹介型は、従業員に採用活動を周知するところから始まります。自社の従業員を対象に採用活動を行う点が、他の採用フローとは異なります。
社員紹介型の特徴は、自社の業務内容や企業文化を熟知している従業員が人材を紹介してくれるため、採用のミスマッチが起こりにくいことです。ただし、求める人物像を従業員が理解していないと、理想的な人材は集まりません。従業員への周知が特に重要になるといえるでしょう。
採用フローの作り方
採用フローの作り方は以下の通りです。
【採用フローの作り方】
- 採用計画の立案
- 採用フローの工程洗い出し
- パターンにあわせた採用フローの確定
各工程について解説します。
採用計画の立案
採用フローの作成に欠かせないのが採用計画です。まずは、求める人物像を明確にします。求める人物像により、最適な採用フローは異なるからです。次に、大まかなスケジュールを決定します。具体的には、採用活動を始めるタイミングや、内定式の時期などを決定します。早い段階で大まかなスケジュールを決定する理由は、枠組みを決めることで細かな工程を組み込みやすくなるからです。この段階では、ざっくりとしたスケジュールで構いません。
採用フローの工程洗い出し
求める人物像などをもとに、採用フローを構成する工程を洗い出します。主な工程は以下の通りです。
【採用フローの工程】
- 求人情報の公開
- リクルーターの研修
- リクルーターの面談
- プレエントリー
- エントリー
- 会社説明会
- 書類選考
- 筆記試験
- 面接試験
- 内定通知
- インターン
- 内定式
- 内定者フォロー
- 入社
考えられる全ての工程をピックアップすることが重要です。
パターンにあわせた採用フローの確定
洗い出した工程をもとに、具体的な採用フローを固めていきます。必要な工程は、企業や募集する人材で異なります。例えば、中途採用の場合、インターンを実施することは少ないでしょう。
この段階では、各工程のスケジュール、具体的な内容を決定することが重要です。例えば、求人情報の公開であれば、掲載する媒体まで考えます。採用フローを固めたら、社内だけでなく求職者にも公開しましょう。採用フローを公開することで、採用活動の透明性を高められます。
採用活動の前に採用フローを決定
採用フローは、募集活動から入社までの工程や流れを指します。採用活動では、事前に採用フローを決定しておくことが重要です。事前に決定することで、スケジュール管理や問題点の洗い出し・改善が簡単になります。採用フローは、採用計画に基づき立案します。したがって、まずは求める人物像などを明らかにするとよいでしょう。採用計画を立案したら、必要な工程を決めていきます。紹介した作成方法を参考に、採用フローを固めてみてはいかがでしょうか。
