求人応募者への対応ポイント
少子高齢化の影響で労働力不足が深刻な社会問題となっています。就職や転職においては超売り手市場の状態が続いており、募集しても必要な人材が集まらず採用難に苦しんでいる企業も少なくありません。求職者は多くの選択肢の中から応募する企業を吟味できる有利な立場にあるため、企業側は選ばれるための努力が必要になります。そこで重要なのが、掲載した求人に対して応募があった場合の対応です。
今回は、欲しい人材を獲得するための求人応募者対応のポイントを詳しく解説していきます。
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求人応募者対応の注意点
売り手優位の状態が長らく続く採用市場では、いかにして求める人材を確保するかというのが企業にとっての最重要ミッションのひとつです。採用担当者はさまざまなアイデアを絞り出し、書き方や見せ方を工夫した求人広告を作成したり、自社の魅力を伝えるためのPRをしたりと、さまざまな努力を重ねているわけですが、それでも採用難に苦しむ企業も少なくありません。
採用活動で思うような成果が得られないのにはさまざまな理由がありますが、「求人に対する問い合わせはあるのに面接までつながらない」、「面接日時を決めても直前に辞退されてしまう」という状態が続くのは、応募者側の問題であることもあります。それを踏まえた上で、企業側で対策を考える場合には、求人広告の出し方というよりも、求人応募者に対する企業側の対応に問題がある可能性を疑ってみましょう。
例えば、求人情報を掲載する媒体によっては、応募を希望する求職者が電話やメールなどで直接企業に問い合わせをする場合があります。その際の対応によって、採用が成功するかどうかが大きく変わってくるといっても過言ではありません。なぜなら、ファーストコンタクトの印象というのは応募者にとってインパクトが大きく、最初に応募者からの連絡に応じた人の印象が、そのままその会社のイメージになってしまうからです。
大切なのは、応募者からの連絡に対して丁寧、かつ誠実に対応することです。応募者からの連絡に対しては時間を空けずに、即日か遅くとも翌日には必ず対応するように心がけましょう。採用担当者であれば、この点は当然理解していると思いますが、採用担当者以外の人が対応する可能性がある場合には、求人応募者対応の重要性を全員が共通理解するように徹底します。
応募者対応のポイント
採用成功を左右する応募者への対応ですが、どのような点に気を付ければ良いのでしょうか。応募者対応を行う際の5つのポイントを以下にまとめてみました。
担当者を決める
応募者対応を考える上で最初に決めておきたいのが、応募の窓口となる担当者です。担当者をしっかりと決めておくことで責任の所在がはっきりするだけでなく、応募者から電話があった場合に誰につないで良いのかわからず待たせてしまったり、電話をたらい回しにしてしまったりということを防ぐことができます。応募者に不安感を与えないためにも、スムーズに担当者につながるようにあらかじめきちんと準備をしておきましょう。
対応フローを社内に共有する
応募の窓口となる担当者を決めたとしても、応募者対応の具体的な方法は社内全員で共有することが大切です。応募者から電話があった際に誰に取り次ぐのか、担当者が不在だった場合にどうするのか、想定される応募者からの質問に対する返答内容など、できるだけ具体的にマニュアルを作成し、誰が電話を受けても同じ対応ができるように周知・徹底しておきましょう。担当者以外が電話を受けた場合に備えて、必ず聞くべきことをまとめた「電話対応テンプレート」をあらかじめ作成しておくのもおすすめです。
スケジュールや手順を決めておく
応募者から連絡があった場合の対応の手順を、WEB応募の場合と電話応募の場合とでそれぞれ決めておきます。いずれの場合も、まずは応募に対するお礼を丁寧に伝えることも忘れずに。
【WEB応募の場合】
メールで返信をするのが一般的ですが、その場合には具体的に「2日以内に連絡がなければ電話で連絡をする」というように、応募者とのやりとりが途絶えないような工夫も必要です。WEB応募後に、書類選考をする場合には履歴書や職務経歴書などの必要書類の種類と、何日までに送って欲しいかを伝えましょう。ウェブ応募後すぐに面接に移る場合には、面接日をいくつか候補を挙げて伝えて調整しましょう。
【電話応募の場合】
求職者が電話で応募をしてきた場合には、その場で必要書類や面接についての案内をしていきます。伝え忘れを防ぐためにも、あらかじめ伝えるべき内容を一覧にしたマニュアルを作成しておくのがおすすめです。
面接日は早めに設定する
求職者は複数の会社に応募をしているケースが多いため、応募の連絡が来てから面接日までに日数があいてしまうと、他の企業で内定が出てしまう可能性があります。応募があった場合には、できるだけ早めに面接日程を調整しましょう。
面接前日にリマインドする
売り手市場の今、応募者に対するきめ細やかな対応は採用を成功させるためには不可欠です。面接日や時間を忘れられてしまったり、ドタキャンされたりすることを防ぐためにも、面接前日にはリマインドをするのが理想的です。
応募者対応の良し悪しで、面接辞退になってしまう可能性もあります。上記の内容を参考にした上で、丁寧な応募者対応ができるように事前にしっかりと準備しておきましょう。
