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オンライン研修の効果的な運営方法とは?事前準備や注意点を解説

オンライン研修とは、ネット上のシステムを利用してパソコンやタブレットで受講できる研修のことです。働き方の多様化という流れの中で広く普及し、コロナ禍によって役割がさらに大きくなってきました。

ここでは、オンライン研修の運営方法や事前準備の仕方、注意点を解説します。

オンライン研修とはWeb上で受講できる研修

オンライン研修とはネット回線を通じて、講師のいる会場と受講者のいる場所とを結んで行われる研修のことです。場所を問わず参加可能であること、さまざまな形態の選択肢があることなど、運営側にも大きなメリットがあるため、近年、利用者が急増しています。

ここではオンライン研修が普及した背景からその種類まで、オンライン研修の概要を解説していきます。

オンライン研修増加の背景

オンライン研修が増加した要因となっているのは、働き方改革の進行と新型コロナウイルス感染症の拡大でしょう。働き方改革の取り組みが進み、働き方が多様化して、リモートワークや在宅勤務が増加し、オンライン研修が普及したのです。

新入社員研修がオンラインで行われるケースも少なくありません。企業のコスト削減の取り組みも、研修のオンライン化を後押しする要因の一つになっていると考えられます。

オンライン研修の増加は一過性のものではなく、ニューノーマルな時代の新しい研修のあり方と位置づけることができそうです。

オンデマンド型とリアルタイム型がある

オンライン研修には、オンデマンド型(録画型)とリアルタイム型の2つのタイプがあります。オンデマンド型(録画型)は、事前に録画された講義の映像を活用する研修です。一方、リアルタイム型はZoomやMicrosoft Teamsなどのツールを利用して、講義をライブ配信で受講する研修です。

この2つにはそれぞれメリットとデメリットがあるため、研修の種類によって使い分けるといいでしょう。なお、それぞれの特徴については次の章で詳しく解説します。

個別参加型と多拠点参加型がある

オンライン研修には、受講する側のスタイルによって個別参加型と多拠点参加型に分けられます。個別参加型は自室など、個人が選択した場所から参加する研修です。一般的にオンライン研修といった場合には個別参加型を指すことが多いでしょう。

多拠点参加型は1つ、もしくは複数の会場に受講者が集まり、会場内に設置された同じモニター画面を見ながら受講するスタイルの研修です。

オンライン研修の特徴

オンライン研修には、対面型の研修とは違うさまざまな特徴があります。また、同じオンライン研修であってもオンデマンド型とリアルタイム型では異なる部分がたくさんあります。

ここではオンデマンド型とリアルタイム型とに分けて、それぞれの特徴を解説していきます。併せてメリットとデメリットも説明するので、使い分けをする際、参考にしてください。

オンデマンド型オンライン研修の特徴

オンデマンド型の大きな特徴は、場所だけでなく時間も自由に選べるということです。この特徴は受講者のみならず、運営側にとっても大きなメリットとなりうるでしょう。受講者の都合に合わせて、時間を調整する必要がなくなるからです。

事前収録という形を取れるので、講師のスケジュールの確保もより容易になります。収録映像の編集も可能です。テロップやナレーション、動画などを挿入することもできます。録直しや再編集もできるため、講義のクオリティーを高く保つこともできるでしょう。

講義内容を編集するには労力と時間がかかりますが、一度作ってしまえば、繰り返し使うことができます。時代に左右されない内容であれば、何年も使い続けることも可能でしょう。受講者のレベルに合わせて研修を見てもらうこともできます。

受講者が繰り返し見ることができるため、研修の学習効果が高くなることも期待できるでしょう。通信環境にトラブルがあった場合でも、通信環境の回復後に受講してもらうなどの柔軟な対応が可能になります。

デメリットは、講師と受講者の双方向のコミュニケーションが取れないことです。受講者から質問を受け付けて、後日、講師が回答するなど、何らかのフォロー体制を作る必要があります。

リアルタイム型オンライン研修の特徴

リアルタイム型オンライン研修は、対面型研修のメリットのいくつかを維持しながら、オンラインならではのメリットも兼ね備えた研修スタイルです。講義をリアルタイムでライブ配信するため、会場で行われる研修の感覚で受講することもできるでしょう。

講師と受講者との間で双方向のコミュニケーションを取ることも可能です。対面の研修はスペースの関係で参加者の上限がありますが、オンラインであれば、基本的には人数制限はありません。一度に大人数が受講することができ、効率的な人材育成が可能です。

会場で対面型の研修を行いながら、同時にその模様をオンライン研修として配信することもできます。さまざまな事情で会場に行けない受講生が参加できることもオンライン研修のメリットです。次章では、オンライン研修のメリットについて詳しく解説します。

オンライン研修の3つのメリット

オンライン研修が増加したのは、在宅勤務や自宅待機といった状況にも柔軟に対応できるからです。ここではオンライン研修、とくにリアルタイム型オンライン研修に絞って、メリットを説明していきます。

軸となるのは運営側の視点でのメリットですが、受講者にとってのメリットが運営側にとってのメリットになるケースもたくさんあるので、併せて解説します。

1.場所を選ばず参加できる

オンライン研修の大きなメリットは、場所を選ばずに参加できることです。在宅勤務や自宅待機はもちろん、海外や離島など遠距離からの参加や休暇中の参加、体調面で会場に行くのが困難な受講者の参加など、さまざまな状況への対応が可能になります。

運営側としても、講師が講義を行うための最低限のスペースの確保は必要です。その点、オンライン研修であれば大きな会場を用意する必要はありません。

2.交通費や宿泊費のコストが削減できる

運営側にとってのオンライン研修の大きなメリットは、受講者の交通費や宿泊費などのコストを削減できることです。会場使用料を削減できることもメリットとなります。

通信費、通信整備費などのコストがかかることが想定されます。しかし、交通費、宿泊費、会場使用料との兼ね合いで考えると、大幅なコスト削減が実現できるのは間違いないでしょう。

受講者にとっても会場への移動がなくなることによって、時間のロスがほぼゼロになります。移動が不要であることは金銭面や時間面だけでなく、精神的な負担が軽くなるという効果も期待できるでしょう。

3.学習の進捗状況の把握がしやすい

オンライン研修は基本的にパソコン上で行われるため、スケジュール管理機能やレポート提出機能を搭載したツールの効果的な活用が可能です。そのため、運営側が受講者の現状を把握することができます。

研修の受講状況はもちろんのこと、学習の進捗状況や理解度など、さまざまな情報をデータ化して管理することができるのです。

オンライン研修の3つのデメリット

多くのメリットが期待できるオンライン研修ですが、デメリットがないわけではありません。しかし、なぜデメリットが生じているのかの根本的な原因を理解し、注意深く準備を整えることや工夫を凝らすことによって、デメリットを回避できる場合もあるのです。

ここでは代表的なデメリットを3つ説明するとともに、それぞれの解決策も紹介していきます。

1.実習を伴った研修は難しい

研修には知識や経験を学ぶ講座型のものと、学んだ知識や経験を活用しながら技術を取得することを目的とした実習型のものと2つのタイプがあります。オンライン研修は基本的にはパソコン上で展開されるので、講座型には適していますが実習型には不向きです。

こうしたオンライン研修の特性を理解したうえで、研修プログラムを組むことが求められるでしょう。実習型の研修を行う場合にはグループワークやワークショップを活用する方法もあります。動画の活用、最先端VRの導入など、積極的に利用する姿勢も必要でしょう。

2.受講生同士の交流機会の減少

オンライン研修では、受講生同士の交流の機会が減少する傾向があります。対面型の研修ではグループワークを通じて受講生同士が交流を深めるケースも少なくありません。しかし、オンライン研修でグループワークを行うのはややハードルが高くなります。

解決策として有効なのは、研修プログラムの中にディスカッションを組み入れることです。運営側が積極的に受講者の交流の場を設けることで、受講者のコミュニケーション不足の解消が期待できるでしょう。

社員が対象の場合、オンライン研修とは別に年に一回、全員が集うイベントを開催する方法もあります。交流が刺激となり、研修の成果が向上するケースも考えられるでしょう。受講生の交流の機会を増やすことは、オンライン研修の重要な課題でもあるのです。

3.受講生のモチベーション低下のおそれがある

オンライン研修は、気軽に参加できるメリットがあります。しかし、同時に集中力が途切れる、モチベーションが低下するといったデメリットも考えられるでしょう。パソコンの画面越しの受講が基本で、自室での受講というケースが多いと想定されるからです。

受講者の集中力を持続させるためには、研修内容にも工夫を凝らす必要があります。受け身の状態で講義を聞くのではなく、ディスカッションや質疑応答を取り入れて、参加できる要素を盛り込む方法もあるでしょう。

研修後にテストを行うことも有効です。研修前に予習時間、研修後に復習の時間を設けて、研修は応用や演習をメインにするというプログラムの組み立て方も考えられます。運営側が工夫を凝らすことも必要なのです。

オンライン研修を行うための事前準備

オンライン研修を成功させるためには、事前の準備が必要になります。インターネット環境を整える、Webカメラやマイクを用意するなど、IT系の準備とともに、快適に研修を行える環境の確保も必要です。

ここでは、運営側が準備すべきことと、受講者側が準備すべきことをそれぞれ分けて解説します。運営側も受講者がすべき準備を把握しておきましょう。

運営側がすべき準備

まずしなければならないのは、オンライン配信を行うスペースの確保です。防音設備の整ったスタジオがおすすめですが、企業の会議室を使用するケースも少なくないでしょう。会議室を使用する場合にはいくつかの条件があります。

講師と配信スタッフ数名が長時間滞在する場所になるので、複数人が一定の時間、快適にすごせる空間であることが不可欠です。また、ある程度の防音対策がなされていること、照明や音響設備が整っていることが条件となります。

通信環境が整っていることも必須の条件です。トラブルが起こった時に対応できるように、メインで有線LAN、サブで高速Wi-Fiといった具合で複数の通信環境を整えておくといいでしょう。

講師用のパソコンやWebカメラ、マイクの他に、外部モニターやプロジェクターを揃えておくと、受講者の様子を確認できるので便利です。受講者の環境を確認するために、受講者と同じ設定にしたパソコンも揃えておくのがいいでしょう。

受講者側がすべき準備

受講者側も研修を受けるスペースが必要になります。これは自室であれば問題ありません。ただし、近くで工事をしているといった場合は要注意です。騒音がなく、静かであることが望ましいでしょう。

この他には安定したネット環境、パソコン、Webカメラ、ヘッドセットがあれば、十分です。講義を受けるにあたって、資料が配布されている場合は忘れず揃えておきましょう。主催者側としては受講者側の環境が整っていることを確認しておくことも必要です。

オンライン研修を成功させる5つのポイント

オンライン研修を成功させるためには、物理的な環境を整えるだけでは十分でありません。講義内容に関することから進行の仕方、現場スタッフの配置や役割分担、さらには受講者のネットスキルの確認まで、チェック事項は多岐にわたります。

また、事前準備だけでなく、アフターフォローも重要です。ここではオンライン研修を成功させるためのポイントを5つ説明します。

コンパクトなタイムスケジュールを設定する

オンライン研修を成功させるために求められるのは、コンパクトな研修内容です。オンラインでは対面型研修に比べて、受講者の集中力が長く続かない傾向があります。時間が長くなる場合には、30分ごとに休憩タイムを設けるなどの配慮をしましょう。

そして、事前に研修の資料を受講者に配布して、予習することを前提として省略できる部分は削っていきます。運営側は事前に講師と内容のすり合わせをして、効率的で無理のないスケジュールを設定しましょう。

事前にテクニカルトレーニングを行う

受講者が初めてオンライン研修に参加する場合は、事前にテクニカルトレーニングを行うことが不可欠です。ヘッドセットやカメラ、パソコン上のツールの操作方法がわからず、戸惑ったまま、研修が終了するケースも考えられます。

受講者の世代や職種によって、オンライン研修への対応力に大きな差がでる場合もあるでしょう。テクニカルトレーニングを行うことで、受講者それぞれへの適切な指導方法も見えてきます。操作マニュアルを用意するなど、受講者の立場に立った準備が必要なのです。

原則的に受講者を顔出し設定にする

オンライン研修においては、カメラのスイッチをオフにしての受講も可能です。しかし、声だけでは受講者の緊張感が損なわれる場合もあります。オンライン研修を行う場合には、受講者も顔出し設定にすることをおすすめします。

対面の研修ほどではありませんが、受講者の顔が見えることで、相手の反応をある程度把握することができます。ディスカッションを行う場合でも相手の表情が確認できることで臨場感と集中力とが増すことが期待できます。

講師以外に進行補助の人員を用意する

オンライン研修を、講師一人だけで進めることはおすすめしません。機材トラブルがあった時に対応する人員が必要になるからです。オンライン研修に慣れた進行役が一人いることで、講師も研修に集中することができます。

進行補助の存在は、受講者にも安心感を与えることになるでしょう。グループワークの準備、チャットへの応答など、進行補助役がいることでスムーズな進行が可能になるのです。

研修の内容や規模によってはディレクターを入れるなど、人員を増やすことで研修のクオリティーを高めることも期待できます。

研修終了後のフォローを行う

オンライン研修では準備とともに、終了後のフォローも重要といえます。対面の研修と比較すると、オンライン研修は受講者の反応がつかみにくい面があるからです。どこまで理解したのかを確認するうえでも、受講者のアンケートやレポートが役立ちます。

アンケートやレポートの結果にもとづいて、研修の補足をすることもできるでしょう。次の研修に向けて改善計画を立てることも可能になるので、アフターフォローは今後に向けても重要な要素なのです。

オンライン研修で進める新しい人材教育

働き方が多様化する中でオンライン研修の果たすべき役割はより大きくなってきています。場所を選ばない、コストが削減できるなど、メリットがたくさんあり、オンライン研修が今後、さらに定着していくのは間違いないでしょう。

新入社員の研修でもオンラインを活用する場面が増えてくることが想定されますが、オンラインであるからこその注意点もあります。受講生に参加意識を持ってもらうことも、オンライン研修を充実させるポイントになるでしょう。

オンライン研修の特性を理解して適切な活用をすることで、人材教育をより充実させていくことが期待できるのです。

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