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コミュニケーション能力の高い社員の特徴は?能力を高める方法を一挙公開

コミュニケーション能力をもった人材を採用することは、自社の生産性を向上させるのに役立ちます。企業がこうした人材を欲しているにも関わらず、コミュニケーションに課題を抱えているケースが多いでしょう。

そこで、ビジネスにおけるコミュニケーションの意義や種類、見極め方や育成する方法について解説していきます。

コミュニケーションとは

コミュニケーションとは、言語や身振り、画像などを媒介して、他の人と情報を共有したり意思の疎通を図ったりすることを指します。

コミュニケーションの語源は、ラテン語の「コミュニス(communis)」に由来し、「共有物」を意味します。つまり、情報やデータなどをわかちあうことが、コミュニケーションの本質といえるでしょう。

ビジネスシーンにおけるコミュニケーション能力

ビジネスにおけるコミュニケーションとは、取引先との交渉や接客、社員同士の連絡や教育など、業務を行ううえで必要なコミュニケーション全般を指します。どのような仕事も一人では完結させられません。つまり、業務を円滑にするためには社員にコミュニケーション能力が求められるのです。

ビジネスにおけるコミュニケーション能力として、協力を得て他者を巻き込む能力や周囲の人を説得し自分の考えを理解してもらう能力、課題がある場合でも明確にし、相手に対して論理的に伝える能力の3つが重視されます。

コミュニケーションの3つの目的

コミュニケーションの目的には、相手の理解を得たり、説得して自分の味方になってもらったりすることが挙げられます。ビジネスの場合、社員同士や取引先、顧客とのあいだでコミュニケーションが行われます。たとえば、報連相(仕事の進捗具合を上司に報告、仕事の情報や今後の予定を連絡、問題があった場合に相談)や自社の商品やサービスの魅力を伝えることが、ビジネスにおけるコミュニケーションだといえるでしょう。

こうしたビジネスにおけるコミュニケーションの目的として、以下の3点が挙げられます。

1.情報交換

コミュニケーションを交わす一番の目的は、知識やノウハウ、業務の進捗状況や成果といった情報をやり取りすることです。上司への通達漏れなど社員同士で情報の共有が行われないと、スケジュールに乱れが生じて納期に遅れが出てしまうなど、トラブルへと発展する可能性があります。

もし社員同士でこまめに情報交換していれば、こうしたトラブルによる業務の停滞を削減でき、業務効率が向上するでしょう。また知識やノウハウを共有することで、社員自身の能力開発や成長にもつながります。

2.相手に働きかける

ビジネスにおけるコミュニケーションの目的は、情報の交換だけにとどまりません。相手に働きかけることで、自分が意図する方向に仕向けたり、行動を促したりするなど、相手の協力を得ることも、コミュニケーションの目的だといえます。

例えば、大きな仕事を任された場合、一人で取り組むのは荷が重いかもしれません。こうした場合には、同僚や部下など周囲の人たちを巻き込むことによって、大きな成果を上げることができます。

3.人間関係の構築

人間関係の構築も、ビジネスにおけるコミュニケーションの目的といえるでしょう。コミュニケーションを通じて、お互いの価値観や考えを共有することで、信頼関係を築くことができます。社内での情報伝達に偏りがあると、情報をもっていない仲間はずれな社員が現れてしまいます。結果としてチーム全体の士気が下がってしまい、生産性も下がってしまうでしょう。

コミュニケーションの手段と形態

コミュニケーションは、どのような媒体を用いるのかという「手段」と、どのような場で行うのかという「形態」で分類できます。それぞれの種類について挙げていきましょう。

コミュニケーションの2つの手段

コミュニケーションの手段として、言語と非言語の2種類があります。言語とは、我々が話したり書いたりするための媒体です。頭の中にある考えや知識、価値観、イメージなどを言語化することで、相手に伝えることが可能です。

一方、非言語的な媒介として、身振りや手振り、声の強弱、目の動き、表情などが挙げられます。相手の真意や感情などを読み取るためには、こうした非言語的な媒介が重要になってくるでしょう。

また、相手が話しやすい雰囲気を作るのに、相手と目線を合わせて頷いたり、相槌を打ったりすることで、話し手に対して話を理解しながら聞いていることを伝えることが可能です。

コミュニケーション能力を鍛える際には、言語的な能力に目がいきがちですが、非言語的な能力も重要でしょう。人間は人と話をするとき、言語情報が与える影響は7%に過ぎず、聴覚情報が38%、視覚情報が55%に及びます。スムーズなコミュニケーションを取るためには、言語・聴覚・視覚が表す内容が整合的かつバランスが取れている必要があるのです。

コミュニケーションの2つの形態

コミュニケーションの形態として、1対1で行うケースと複数の人間のあいだで行うケースの2種類があります。

1対1のコミュニケーションの相手として、同僚や上司、取引先や顧客などが挙げられるでしょう。相手に集中して言葉のやり取りできるため、適切にコミュニケーションが取れれば信頼関係を深めることが可能です。

一方、複数の人間のあいだで行うコミュニケーションとして、職場内の会議や研修などが挙げられます。組織の場合、同じ目標に向かって複数の人間が集まっているので、コミュニケーション能力が発揮されれば職場の雰囲気の改善や作業効率の向上につながるでしょう。

社内でコミュニケーション能力が大事な理由

コミュニケーションは、学校や家庭、コミュニティなど、社会生活を営む上で必要不可欠なスキルです。社内でコミュニケーション能力が重要な理由として、以下の4点が挙げられます。

お互いの理解を深められる

コミュニケーション能力に長けていると、社員同士の相互理解を深めるのに役立ちます。お互いの考えや知識、価値観を共有することで、「相手は自分の考えていることをしっかりと理解している」という安心感が得られ、より突っ込んだ話題や本音を伝えるなど、コミュニケーションの幅も広がるでしょう。

信頼関係を構築できる

相手とコミュニケーションを続けることで、お互いの感情など、深い部分で相手のことを理解できるようになります。相手の人間性が理解できると、「この状況であれば、相手はこのような受け答えをするだろう」と前もって予測が可能です。

相手が次に話すことを予想できると、余裕をもってコミュニケーションを取れ、結果として信頼関係が深めることが容易になるでしょう。

社内の雰囲気を改善できる

コミュニケーションが自由に行われていると、社内の雰囲気が良くなるでしょう。社員が自分の意見や提案を出しやすくなるなど、風通しの良い風土が生まれます。さらに、働きやすい職場であることを実感し、モチベーションや働き甲斐の向上にもつながるのです。こうした環境では、新しいアイディアなどのイノベーションにつながるでしょう。

生産性を向上できる

同僚や上司、取引先や顧客とのコミュニケーションが活発になると、生産性の向上にもつながります。雰囲気の雰囲気が良くなると、安心して業務に取り掛かれるため、自然とミスが少なくなるでしょう。

また、社員同士で情報が共有されていると、情報伝達ミスによる業務の遅延がなくなり、業務効率の改善や生産性の向上につながります。

商談の場合も、円滑なコミュニケーションにより商談がうまくいくだけでなく、取引先や顧客の気持ちや本音をおもんぱかって、相手のニーズに沿った提案ができるようになるでしょう。

コミュニケーション能力の有無の見分け方

コミュニケーションが闊達に行われると、社内の雰囲気の改善や業務効率や生産性の向上につながります。言い換えると、コミュニケーション能力の高い人材を多く採用すれば、企業の成長にもつながるでしょう。

その一方で、HR総研が「社内コミュニケーションに関するアンケート」を2021年に実施したところ、7割を超える企業が社内コミュニケーションに課題があると回答しています。

コミュニケーション能力の高い人材を面接で見極めるためには、どのような質問をすればいいのでしょうか。

自己紹介をしてもらう

自己紹介でも、コミュニケーション能力を見極めることができます。相手の表情や声のトーン、話のスピードや口調など、非言語的な情報から、相手の表現力を見ることが可能です。

ただし、あくまでもコミュニケーション能力の一部分だけですので、これだけで面接相手のコミュニケーション能力が高いと判断するのは難しいでしょう。

好きなことを聞く

回答の幅が広く、漠然とした質問をして、相手がどのような反応をするのか見ることも、コミュニケーション能力の見極めには有効です。「何をするのが好きですか」という質問をし、相手が「仕事に関係することでしょうか?」と返答するなど、質問の意図を確認してきた場合、コミュニケーション能力の高い人材だと判断できます。

逆に相手がこちらの意図を確認せず自分が正しいと信じる答えを返してきた場合、仕事でコミュニケーションのミスを犯す可能性があると判断できるでしょう。

苦手なタイプを確認する

どのようなタイプの人が苦手かということを確認すれば、相手のコミュニケーションの傾向が判断できるでしょう。

さらに、苦手なタイプの人とどのようにコミュニケーションを取っているのかを質問することで、私情に関係なく人付き合いができるか、人間関係がうまくいかない場合でも修復する力があるかなど、コミュニケーション能力の高さを読み取れます。

なぜなのか理由を聞く

「先ほど○○と答えましたが、それはなぜですか?」と相手の出した結論に対して理由を尋ねることで、論理性を確かめることができます。この場合、結論と理由とが整合的かどうかを確認しましょう。

仮に相手が答えに詰まったり、整合性のない返答をしたりする場合には、論理的なコミュニケーション能力に欠けると判断できるでしょう。

コミュニケーション能力を鍛えるには

ビジネスシーンでコミュニケーション能力を鍛えるためには、普段からコミュニケーションを意識する必要があります。ここでは、コミュニケーション能力を高める3つ方法について紹介しましょう。

相手の話をしっかり聞く

円滑なコミュニケーションを発揮する能力を高めるためには、相手の話をしっかり聞くことが大切です。相手が話をする際は、言語だけでなく身振りや手振り、目の動きや表情などの非言語的なものを使っています。これらを読み取ることによって、相手の考えだけでなく、心理や本音、価値観、感情を理解できるようになるのです。

相手が話している最中に、遮ってまで自分の意見を述べることは厳禁です。相手は言いたいことを一部しか伝えられず、満足感も半減してしまいます。相手の意見に耳を傾ければ、相手は良い印象を持ってくれるでしょう。

相手をよく観察する

観察力を鍛えることで、相手のことをよく知ることができます。相手のしぐさや表情、目の動き、声のトーンから、相手の本音や真意を汲み取ることが可能です。観察力を高めるためには、言葉だけのコミュニケーションで完結せずに、相手に注意を払って観察するといいでしょう。

また対人コミュニケーション以外の場面でも、観察力を鍛えることが可能です。街中を歩いている人を観察することで、その人の個性に気づくことができます。人間観察をすることで、いままでは見過ごされていたことを見出すことも可能です。

相手の主張を受け入れる

すべての人と分け隔てなく話せる場合は問題ないですが、「この人とは考え方が合わない」「少し苦手なタイプの人だ」という場合もあるでしょう。

その場合、相手の意見を否定するのではなく、受け入れられる部分があれば「そういう考え方もありますね」と相手の主張を受け入れてみましょう。人間は、相手に否定されていると本音で話せなくなります。相手の話を受け入れることで、相手は安心して本音を伝えることができるでしょう。

また、相手の意見を否定する場合でも、受け入れられる部分があることを前置きしたうえで反対意見を述べます。すぐに否定してしまうと、相手が感情的になるケースもあり、コミュニケーションが続きません。自分の意見を一方的に述べるのではなく、会話を続けることを意識することが大事です。

コミュニケーション力を高めて生産性向上に役立てよう

多くの企業では、社員に対して高いコミュニケーション能力を求めています。ビジネスにおけるコミュニケーションは、目的に向かって突き進むための手段の一つであるため、適切に行えば業務効率の改善や生産性の向上につながるでしょう。

面接などでコミュニケーション能力の有無を見極めることもできますが、鍛えることも可能ですので、一度見直してみてはいかがでしょうか。