総務業務に特化したクラウドサービス8選！
クラウドサービスには総務の業務に特化しているものがあります。導入する前に各サービスの内容を把握し、自社にとって最適なものを選びましょう。
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総務業務に特化したクラウドサービス8選
総務業務に特化しているクラウドサービスについて8つご紹介します。それぞれの特徴やおさえておきたいポイントについて参考にしてください。
総務人事奉行クラウド
総務人事奉行クラウドは、総合的に総務人事業務をクラウドがアシストしてくれるサービスです。
書類やリスト作成を自動化することができます。フォーマットやパターンを選ぶだけで各種書類、リストの作成ができるため、大幅に総務業務の手間を抑えることができるでしょう。他にも専門家ライセンスを活用することによって社会保険労務士と一緒にシステムを使うことができるようになります。社員情報を共有する手間を省き、いつでも相談できるメリットがあるのは見逃せないポイントといえるでしょう。
セキュリティ面でも優れており、取り扱っているデータがすべて暗号化で保護されているほか、24時間365日運用監視されているので安心です。サーバーを用意する必要もなく、運用管理の手間をおさえて利用できます。また、自動バックアップ機能が搭載されているので、初めてクラウドサービスを活用する方もチェックしてみてはいかがでしょうか。
SmartHR
ペーパーレスに取り組みたいと考えている企業におすすめのサービスです。雇用契約のほか、入社手続きなどもすべてペーパーレスで完結させることができます。更に従業員情報も自動で蓄積されていくことから総務担当の手間が減るはずです。総務が担当している仕事が多々あり悩んでいる企業にも向いているのではないでしょうか。
それから、オプションの種類が豊富なのもSmartHRの魅力だといえるでしょう。文書の配布や合意、確認まですべてをオンラインで完結できるオンライン雇用契約機能が便利です。また、人事データを活用した集計・可視化が可能なラクラク分析レポートなどのオプションが用意されています。気になる方は専門スタッフから詳しく機能について説明を受けることが可能です。
RECEIPT POST
簡単なステップで精算が完了する経費精算システムです。これまで660社を超える企業に導入されている実績があります。
領収書の自動入力精度が非常に高く、その正確さは99.9％を誇ります。これにより申請内容の入力ミスを撲滅することにもつながるでしょう。
経費精算のステップも領収証をスマホで撮影して専用ポストに投函するだけと非常に簡単であるため、初めてクラウドサービスを利用する方にも向いています。これまで経費精算に大幅に時間を取られていた企業はぜひ注目してみてはいかがでしょうか。
他にも自動でクレジットカード明細とSuica・PASMOを連携させる機能や、スマホにICカードをかざすだけの簡単操作で交通費精算が完了する機能などがあります。更に自動仕分けされたデータはその他会計ソフトと連携できますし、スマホ上で経費申請・承認が完了するのも魅力です。もちろん、電子帳簿保存法にもしっかり対応しています。
AKASHI
総務業務に役立つ様々な機能が搭載されています。例えば打刻についてはICカード打刻、Web打刻、スマホ打刻、静脈認証といった複数の方法があり、自社にとって最適な方法を選択することができます。また、テレワーク機能にも対応していて、従業員の様子についてリアルタイムで確認できるのが魅力です。職場から離れていると従業員の様子が見えなくなってしまいますが、しっかり管理したい企業にぴったりといえるでしょう。
他にも36協定設定や、年休管理簿、労働時間の適正把握義務といったことの管理に役立つ機能も搭載されています。管理画面はシンプルで非常に見やすくストレスなく活用することができるでしょう。オリジナルのフォーマットにカスタマイズすることも可能です。
シフト管理は工数管理のほか、ポイント管理、他社サービスとの連携にも対応しているので、最適な形で活用できます。
Teachme Biz
マニュアル作成・共有システムとして、マニュアル作成に苦戦している企業から選ばれています。マニュアルの作成に時間がかかっている総務担当者にとって総合的な負担を軽くしてくれるシステムといえるのではないでしょうか。
適切なマニュアルを作成することができれば業務効率化だけではなく、スムーズな人材育成にもつながります。
実際にマニュアルを作っているもののなかなか言いたいことが伝わらない、効率よく教えられていないと感じている企業もあるでしょう。そういった場合、Teachme Bizで作成するマニュアルが役立ちそうです。従来の5分の1程度の時間でわかりやすいマニュアルを簡単に作成することができます。
ただマニュアルを作成するだけでなく、検索機能や配信機能などを兼ね備えているので、活用しやすいマニュアル作成が可能です。トレーニング機能も用意されていてマニュアルを読む人それぞれの属性に合わせてコースを簡単に設計できるのも魅力だといえるでしょう。
人事労務 freee
総務業務の一つである労務業務では様々な立場の人とつながりがあり、複雑なやりとりをすることもありますが、そのやりとりの中でミスが発生してしまうこともあります。人事労務 freeeは労務業務を一つにまとめることによりミスを防ぐことができるシステムです。更に作業の時間短縮にもつながります。
主な機能は給与計算や給与明細の作成、勤怠管理、年末調整、従業員管理、有給休暇管理、法定三帳簿の作成などです。この他にもマイナンバー管理、入退社手続き、ワークフローなどのサービスにも対応しています。
各種機能の利用で更に業務効率化が目指せるようになるので、目的や状況に合わせて最適な形で活用していきましょう。
ジョブカン労務管理
シリーズ累計導入数が12万社を突破した実績豊富なサービスです。あらゆる労務業務を自動化・効率化できます。
手続きの自動化・効率化の機能として従業員へのデータの入力依頼や帳票自動作成が可能です。更に入社・退社の手続きや各種変更手続きなどもシステム上からできるので、一括管理で業務の手間を抑えたいと考えている企業にぴったりです。
また、ストレスチェックにも対応しているので、一括調査やストレスチェックの実施状況管理、分析などにも役立てることができます。
「労務業務の時間を減らしたい」「これまで労務経験がなくて不安に感じている」といった悩みを抱える、ベテランの労務担当者からまだまだ慣れていない人まで活用できるサービスだといえるでしょう。
Smart SOUMU
厳選した総務系のクラウドサービスについて簡単に一元管理ができるシステムです。一つのIDとパスワードで各サービスにログインできるので、それぞれのサービス管理の手間を大幅に減らすことができるでしょう。
また、シングルサインオン機能を搭載することにより、一度認証を行うことで各サービスにアクセスできるようになります。複数のサービスを活用する際にも大変便利です。一部を除き請求書発行の一本化が可能なのも魅力といえるでしょう。
クラウドサービス活用で業務の手間が大幅に減る
企業の中にはクラウドサービスを取り入れることなく従来の方法で総務業務を行うところもありますが、効率的とは言えない状態になっているケースもあります。
今回ご紹介したようなクラウドサービスを活用することにより総務業務の手間を大幅に抑えることができるでしょう。総務業務の負担を軽くしたい、ミスを減らしたいと考えている場合も、総務業務に特化したクラウドサービスの活用について検討してみてはいかがでしょうか。
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