【担当者必見】採用業務を効率化させる6つの方法

採用活動を効率化することで、採用業務の質を高められる可能性があります。採用現場が抱える課題を解決しやすくなるからです。この記事では、採用業務の効率化について解説します。

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採用現場が抱える課題

採用現場では、さまざまな課題が発生します。代表的な課題は次の通りです。

内定提示が遅れて辞退者が出る

採用現場が抱える大きな問題として、内定辞退者の発生が挙げられます。予想より多くの内定辞退者が発生すると、採用活動のやり直しを余儀なくされることもあります。内定辞退の理由はさまざまですが、内定通知の遅れも理由のひとつです。就職みらい研究所が発表している資料によると、内定辞退者の6.3％が内定通知に時間がかかったため内定を辞退しています。内定通知の遅れは、採用現場の課題といえるでしょう。

【参考】就職みらい研究所「『就職白書2019』－データ集－採用活動・就職活動編インターンシップ編」

対応業務に追われている

対応業務に追われて他の業務に着手しづらい点も採用現場の課題です。時間を取られる代表的な対応業務といえるのが、採用候補者とのコミュニケーションです。コミュニケーションを減らせば業務を効率化できますが、優秀な採用候補者を確保しにくくなります。また、採用活動にはさまざまな従業員が関わるため、連絡調整に時間を取られることも少なくありません。対応業務をコントロールできない点は採用現場の課題です。

新体制の導入や浸透に時間を要する

採用現場は日々の業務に忙殺されているため、新しい取り組みの必要性を感じてもすぐに導入できない傾向があります。例えば、優秀な人材を集められていないため採用プロセスの改善が必要とわかっても、すぐに着手できないことが少なくありません。新しい取り組みには、それなりの準備が必要だからです。しかし、対応を先延ばしすると、状況は悪化する恐れがあります。新体制の導入や浸透に時間がかかる点は、採用現場の課題といえます。

高額な採用コスト

採用活動には、高額なコストがかかります。厚生労働省が発表している資料によると、民間職業紹介事業者を活用した1件あたりの平均採用コストは51.8万円です。これ以外にも、説明会の会場費、パンフレットの印刷費などがかかります。自社だけで採用活動を行えば採用コストを抑えられますが、これまで通り優秀な人材を確保できる保証はありません。採用活動の質を維持するため、高額な採用コストがかかる点も採用現場の課題です。

【参考】厚生労働省「職業紹介事業に関するアンケート調査結果の概要」

採用業務を効率化することをおすすめする理由

採用現場の課題を解決したい場合、採用活動の効率化を図るとよいでしょう。さまざまなメリットを得られる可能性があります。

採用担当者の負担軽減

採用活動中の採用担当者は、通常業務に加え採用業務を担います。主な採用業務は次の通りです。

【採用業務の例】

採用計画立案
求人媒体の選定
求人票の作成
会社説明会の準備
応募者の選定
内定通知
内定者フォロー

リソースが足りなくなることで、さまざまな課題が発生します。新しい取り組みに着手できないなどは代表的な例でしょう。採用業務を効率化することで、採用担当者の負担を軽減できます。したがって、重要な業務にも取り組みやすくなります。

優秀な人材の確保と内定率向上

採用業務を効率化することで、優秀な人材を確保しやすくなります。内定辞退を防ぎやすくなるからです。内定辞退は、内定通知が遅くなることや十分な内定フォローができないことなどで発生します。採用業務を効率化してリソースを確保すれば、内定通知の遅れや内定フォローの不足は防げます。したがって、本当に採用したい人材、すなわち優秀な人材を確保しやすくなります。

採用コストの削減にもつながる

採用業務の効率化は、採用コストとも密接に関係しています。基本的には、採用業務を効率化すると、採用コストは減少する傾向があります。例えば、採用活動期間が短くなると、人件費を抑えられる可能性があります。あるいは、内定辞退者が減ると、採用活動をやり直す必要がなくなるため、採用コスト全般を抑えられます。採用業務の効率化は、採用担当者の負担だけでなく採用コストまで減らせる可能性があるのです。多くの企業が積極的に検討したい取り組みといえるでしょう。

採用業務を効率化させる6つの方法

採用業務の効率化は、どのように進めればよいのでしょうか。実施したい6つの取り組みを紹介します。

採用プロセスの見直しと改善

採用業務を効率化するため、最初に実施したいのが採用プロセスの見直しです。採用プロセスに問題が生じていると、採用業務の効率は低下します。例えば、競合他社よりも内定通知が遅いと、内定辞退者が増える恐れがあります。以上の原因で採用計画通り人材を確保できない場合、採用プロセス上の問題で業務効率が悪くなっているといえるでしょう。

このほかにも、さまざまな問題で採用業務の効率は低下します。したがって、まずは採用プロセスを見直し問題点を把握することが重要です。問題が明らかになれば、具体的な解決策を考えられます。

応募者への対応方法の見直し

応募者への対応方法の見直しも、採用業務の効率改善には欠かせません。適切に対応できていないと、自社への興味を失うことや応募を取りやめてしまうことがあるからです。できるだけ避けたい対応のひとつが、応募対応に時間がかかることです。

対応に何日もの時間を要すると、いい加減な会社と思われてしまう恐れがあります。したがって、応募者への対応は素早く行わなければなりません。とはいえ、採用業務に忙殺されていると、迅速に対応できないケースもあるでしょう。

このようなケースにおすすめなのが自動返信機能です。応募を受け付けたこと、何営業日以内に対応することを自動返信で伝えれば、時間的な余裕を確保できます。また、応募者も安心して待つことができるでしょう。応募者を不安や不満にさせない対応を心がける必要があります。

採用管理システムの導入

毎日の業務量が多すぎる場合、採用管理システムの導入を検討するとよいかもしれません。採用管理システムは、採用業務全般を一元管理できるシステムです。具体的な内容はシステムで異なりますが、求人情報の作成や応募者、選考状況の管理などを行えます。また、社内で情報を共有することも可能です。手間や工数を減らせるため、採用業務の効率化に役立ちます。

選考や評価の型をつくる

選考や評価の型を作ることでも、採用業務を効率化できます。評価基準が明確になるため、合否の判定をスムーズに下せるようになるからです。採用担当者による評価のブレをなくせる点も魅力です。適切な評価基準を設ければ、採用ミスマッチなどのトラブルも防ぎやすくなります。評価基準は、採用担当者間でブレが生じないようにシンプルかつ具体的に設定することが重要です。面接評価シートなどの形でまとめておくと活用しやすくなります。

社内コミュニケーションの円滑化

社内コミュニケーションの円滑化を図ることも欠かせません。採用活動には、他部署の協力も必要だからです。上手くコミュニケーションをとれないと、採用プロセス全体に遅れが生じてしまうこともあります。例えば、他部署の面接担当者と日程調整で苦労するケースなどが考えられます。事前にスケジュールを説明しておくことはもちろんですが、社内で採用活動に協力する体制を構築しておくことも重要です。採用活動が始まる前に、協力体制を整えておくべきといえるでしょう。

採用代行サービスの活用

採用活動の効率を大幅に高めたい場合、採用代行サービスを利用することもできます。具体的なサービス内容は事業者で異なりますが、母集団の形成・応募者の管理・面接・選考・内定者のフォローなどを代行してくれます。採用のプロが面接・選考を代行してくれる点も魅力です。ただし、採用業務全般を任せると、自社にノウハウを蓄積できません。採用代行サービスから抜け出せない恐れがあります。自社にノウハウを蓄積させたい場合、ノンコア業務のみ代行を依頼するなどを検討するとよいでしょう。

採用業務を効率化して優秀な人材を確保

採用業務の負担が大きいと、さまざまな弊害が現れます。例えば、内定通知に時間がかかり、結果的に内定辞退を招いてしまうことがあります。採用活動の質を高めるため、採用業務の効率化が欠かせません。採用業務は、採用プロセスの見直しや評価基準の作成、社内コミュニケーションの円滑化などで効率化できます。必ずしもコストがかかるわけではないので、採用活動の質を高めたい方はできることから取り組んでみてはいかがでしょうか。

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