OJTとOFF-JTは人材育成の方法！違いや運用のポイントを解説
OJTとOFF-JTは人材育成の代表的な手法のことで、両者はそれぞれ行う場所や内容が異なります。双方の特徴やメリットを考慮して会社に合う方法を選ぶことが、優秀な人材を育成するために必要です。
本記事では、OJTとOFF-JTの詳しい内容や効果的な運用方法などを紹介します。
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OJTとOFF-JTとは？
OJTは「On The Job Training」の略で、職場内で通常業務をしながら行う人材育成の方法です。OFF-JTは「Off The Job Training」の略で、業務から離れて行います。集団研修とも呼ばれ、多人数が集まりセミナーや研修の形式で行われるのが一般的です。それぞれにメリット・デメリットがあり、上手に使い分けることが人材育成を成功させるポイントといえるでしょう。
OJTの特徴
OJTは、業務を行いながら知識を習得するアウトプット主体の方法です。上司や先輩が担当者となり、業務について指導しながら仕事を進めます。実際に業務をしながら習得していくため、座学で学ぶよりも早く実践的なスキルが身につくのが特徴です。業務完了後には担当者がフィードバックを行い、次の業務で改善していくということを繰り返します。
会社独自のルールや業務の手順、顧客対応の仕事など、形式的に教えづらいスキルの習得が中心となるでしょう。
OFF-JTの特徴
OFF-JTは業務から離れ、セミナールームなどで知識を学ぶインプット主体の方法です。「職場外研修」「集合研修」とも呼ばれます。人材育成を担当する部署がカリキュラムを作成する、外部の講師を手配するなど、形式は会社によってさまざまです。
主に新入社員や管理職など、階層別に研修が行われます。ただ受け身で知識を習得するだけでなく、ロールプレイングなど実務の感覚を身につける方法が取り入れられるのも特徴です。
プレゼンテーションやタイムマネジメントといったビジネススキル、あるいは専門的なスキルの習得に役立ちます 。
OJTとOFF-JTの違い
OJTとOFF-JTは、それぞれ人材育成を行う場所や内容、期間が異なります。OJTは職場内で、OFF-JTでは職場外で行われるのが大きな違いです。また、指導内容ではOJTの場合、特定の業務を遂行するスキルの習得がメインですが、OFF-JTでは業務全般で求められる知識を学びます。期間はOJTの場合、業務をしながら中長期的に継続することが少なくありません。これに対しOFF-JTは、研修やセミナーなど短期間で行うのが一般的です。
OJTは実務と教育を同時に進めるため、実践的なスキルを身につけなければならない場合に適しています。即戦力がほしいときに役立つ方法です。
一方、OFF-JTは業務に関する知識を体系的に学びます。そのため、業務に関連する周辺知識や知っておくとよいことなど、OJTでは得られないことも一通り学ぶことが可能です。
このように、OJTとOFF-JTは人材育成として異なる役割を持つため、どちらか一方だけを実施すれば良いというものではありません。会社の状況により、どちらが人材育成により適しているかを考えながら使い分けることが必要です。
OJTのメリット4つ
OJTとOFF-JTにはそれぞれ違ったメリットがあります。実際に職場の教育制度として利用するには、メリットを把握し、より適した方法を採用することが大切です。業務を行いながら学ぶOJTは即戦力となる知識が身につく、習得が早い、時間と場所を特別に設ける必要がなくコストがかからないなど、多くの利点があります。4つのメリットを順に紹介しましょう。
1.業務のスキルが身につく
OJTは業務を行いながら指導を受け、現場の雰囲気を肌で感じながらスキルが身につくのがメリットです。業務遂行の感覚が養われ、必要とされる仕事のスピード感や業務に関わる知識などを習得できます。業務の知識を覚えるだけでなく、他の社員と連携する術も学び、早く職場に馴染めるでしょう。
OFF-JTの場合、得た知識を職場で応用するには時間がかかるのに対し、OJTの場合はすぐに業務に活かすことが可能です。
また、現場で働く上司や先輩社員を近くで見ながらスキルを身に付けられることから、社員にとっても仕事へのモチベーションアップにつながるでしょう。
2.実践できるため習得が早い
OJTは実践しながら習得するため、スキルが早く身につくというのもメリットです。マンツーマンによる指導のため相手に合わせて教えることができるうえ、わからないことはすぐに確認できる環境を提供できます。
営業部に配属された社員のOJTを例にしてみましょう。取引先との商談に同行し、担当者が実際に手本を見せます。その後、商談内容を振り返り、学ぶべき点を説明します。これを参考に、次は社員が商談を行い、良かった点や改善点をアドバイスするという流れです。
OJTでは1日の終わりにフィードバックを受け、翌日の業務ですぐに改善することが可能です。これらのサイクルを繰り返すことで、急速なスキルアップを図ることができるでしょう。人材不足で少しでも早く業務に慣れてもらいたい場合に役立ちます。
3.コストがかからない
OJTは、研修のために時間や場所を設ける必要がなく、コストがかかりません。OFF-JTの場合は研修を行うため、場所の確保やカリキュラムの作成、外部講師を依頼するなど時間や費用の手間がかかります。事前準備や当日の運営、アフターフォローなど、人事担当にかかる負担は大きいでしょう。
しかし、OJTではそのような手間をかけることなく、通常業務をしながら人材育成ができるのがメリットです。また、指導する担当者にとっても、教えることにより成長できるという利点があります 。
4.個人指導ができる
OFF-JTが多人数を相手に一律の教育を行うのに対し、OJTは個人指導ができます。不明な点はその場で確認でき、改善点もすぐに修復できるのがメリットです。それぞれのペースに合わせて指導できるため、よりきめ細かい知識を習得できます。
また、上司や先輩社員、一緒に働く人とのコミュニケーションも円滑に進み、職場に早く馴染めるようになるでしょう。
社員としての自覚や責任感も持つことができ、仕事へのモチベーションも高くなります。
OFF-JT のメリット4つ
OFF-JTにも、OJTにはない多くのメリットがあります。一定時間、体系的な知識を習得できるのは、OFF-JTにはない優れた点です。一度に多人数を集めて指導できるのは、効率がいいでしょう。また、社会経験が浅い新入社員などは、実践的な内容よりも座学の方が学習に集中しやすいという側面もあります。OFF-JTの4つのメリットについて見ていきましょう。
1.体系的に学習できる
OFF-JTの最大のメリットは、体系的に学習できることです。OJTでは実践に必要なスキルの習得はできても、業務の本質が理論的に理解できないまま進んでしまう場合があります。しかし、OFF-JTでは業務がどのような意味を持ち、どのような位置づけにあるのかなどが体系的に把握できるのが優れている点です。
また、OJTの場合は指導する担当者の質にばらつきがある場合、成長の度合いに差が出る可能性があるでしょう。一人の講師が一度に多人数を指導するOFF-JTでは、そのような心配もありません。
2.多人数に効率的な指導ができる
OFF-JTは多人数を集めて効率的に指導できるのがメリットです。OJTの場合、指導を担当する社員が自分の業務も抱えていて、指導の時間を十分に確保できない場合もあります。繁忙期や人手が足りない会社では、OJTの実施が難しい場合もあるでしょう。
しかし、OFF-JTの場合は職場の状況に関係なく、指導できる点が優れています。
3.学習に集中しやすい
OFF-JTは業務から離れて行うため、学習内容に集中しやすいのもメリットです。OJTの場合は知識やスキルを覚えるだけでなく、業務を遂行していかなければなりません。知識の習得に直接関係ない業務に時間がかかってしまうこともあり、集中して学習できない場合もあるでしょう。
OFF-JTにはそのような不都合がありません。知識の習得だけに時間をかけられることで、知識が定着しやすくなるでしょう。
4.通常業務以外のスキルを学べる
OFF-JTは、通常業務以外のスキルを学ぶことができます。業務に欠かせないスキルではないものの、知っておけば業務に役立つ知識や、より専門的なスキルも学べるのがメリットです。
また、OFF-JTでは他部署の人と一緒に学ぶことで新たなコミュニケーションが生まれます。外部機関でOFF-JTを実施する場合はさらに新しいつながりが生まれ、社員のモチベーションも向上するでしょう。
OJ TとOFF-JTを運用するポイント
OJTとOFF-JTは、それぞれメリットもあればデメリットもあります。そのため、どちらか一方を採用するのではなく、両者のデメリットを補うように運用するのがベストです。また、デメリットな面を解消するために制度として整備することも必要でしょう。ここでは、OJTとOFF-JTを運用する際のポイントについて紹介します。
組み合わせて運用する
OJTとOFF-JTはどちらか一方を行うのではなく、デメリットを保管し合う形で組み合わせるのがおすすめです。OJTのデメリットは体系的な知識が得られない、あるいは業界の新しい技術や知識を習得できないといった点があげられますが、それらはOJTを行いつつ必要に応じてOFF-JTを受ける機会を設けることで解消できます。
また、OFF-JTでは得られない実践でのスキル習得も、OFF-JTのあとにOJTを行うことで解決が可能です。OFF-JTで体系的な知識を習得したあとにOJTを行えば、より理解が深まるでしょう。
制度として整備する
個別指導で成果に差が出やすいOJTは、制度として整備することが必要です。OJTは即戦力を育てるのに役立ちますが、担当者により育成の度合いにばらつきが出るという問題があります。また、担当者が通常業務と兼務することで、十分な指導ができない場合もあるでしょう。
このようなデメリットを解消するには、担当者向けのトレーニングを行い、指導の質を向上させる、指導のマニュアルを作り指導内容を均一化するといった体制を作ることが求められます。
人材育成計画の作成も大切です。目標を設定してどのようなスキルを習得するか具体的な計画を立て、進捗に対して担当者がフォローする仕組みづくりも必要になるでしょう。
新たな人材育成のSD（自己啓発）とは
OJTやOFF-JTと並ぶ人材育成方法にSDがあります。「Self Development」の略で、自己啓発のことです。SDの学習は会社側が用意するのではなく、社員の意思で取り組む点がOJT、OFF-JTと異なります。
外部のセミナー参加や資格取得、eラーニング、書籍からの知識取得など、SDの実施方法はさまざまです。会社の役割は学習へのサポートで、主体となるのは社員です。サポート内容としては、費用の補助や資格を取得した際に報奨金を与える制度を設けることなどがあげられます。
SDは学ぶ場所の制約が少なく、好きなタイミングで取り組めるという自由度の高い学習方法です。社員の自主性に任せるため、制度を整備すれば人事担当の負担も減るでしょう。
ただし、社員の意欲によって成果にばらつきが生じることがあります。また身につく知識に偏りが発生する可能性もあるでしょう。
SDは、OJTやOFF-JTでは扱わない知識やスキルの習得に役立ちます。今すぐには必要でないものの、語学や資格取得など今後のキャリアで必要となりそうなスキルを習得できるでしょう。
OJTとOFF-JTで上手に人材育成しよう
OJTとOFF-JTはどちらも人材育成に欠かせない手法です。ただし、デメリットもあるため、それぞれ補完し合いながら運用するとよいでしょう。OFF-JTで学んだ知識やスキルをOJTで実践する、OJTを実践するなかで不足を感じる知識をOFF-JTで学ぶといった運用方法がおすすめです。OJTとOFF-JTを上手に運用し、会社の成長に貢献する人材を育成しましょう。
