コンプライアンスとは何？企業が取り組むべき対策を詳しく解説
コンプライアンスとは、法令や倫理、道徳などの指針や基準などを守ることを指す言葉です。遵守することで社会的信用を守り、ひいては会社全体の存続につながります。従業員や経営陣の意識を高めるためには何をすればよいのか、見ていきましょう。
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コンプライアンスとは？
コンプライアンスとは、法令や社内規則、また一般的な倫理観や道徳基準などを守ることを指す言葉です。主に企業に対して用いられ、企業コンプライアンスを守ることがどの企業にとっても重要な意味を指します。
なお、コンプライアンスという言葉を「法令遵守」と訳すことも少なくありません。しかし、実際には法令だけでなく、社内だけで通用する規則や倫理・道徳なども含むので、より広い概念を指すといえるでしょう。
コーポレートガバナンスとの関係性
コーポレートガバナンスとは、企業経営が適切な状態で実施されているかどうかを企業の外部からチェックする仕組みのことです。コンプライアンスと同様、企業の健全性を保つうえで重要な事柄といえます。
組織にコーポレートガバナンスがない状態では、コンプライアンスを守りにくくなり、企業の健全性は確立しにくくなるでしょう。反対に、コンプライアンスを守っていない企業はコーポレートガバナンスがあっても機能しにくくなり、企業の健全性は保てません。
つまり、コーポレートガバナンスとコンプライアンスは表裏一体の関係といえるでしょう。企業の健全性を保つために社外から支える仕組みがコーポレートガバナンス、各従業員・経営陣の立場から守るべき規範となるのがコンプライアンスなのです。
CSRとの違い
CSRとはCorporate Social Responsibilityの頭文字を合わせた言葉で、「企業が持つ社会的責任」と訳されることが一般的です。企業は営利団体であるため、自社の利益を追求して事業を遂行しますが、社会に対しても責任を持つことが求められます。特に企業の規模が大きくなるとより大きな社会的責任を求められるため、ボランティア活動や奨学金事業などに取り組む大企業は少なくありません。
コンプライアンス遵守はなぜ重要？
コンプライアンスを守ることは、当然のことです。日本にある企業であれば日本の法令を守り、社内規則を守り、社会通念上必要とされる倫理観や道徳観に基づいた行動が求められます。
しかし、近年はより一層コンプライアンスを守ることが重要と言われるようになりました。その理由としては、次の2つが挙げられます。
●不祥事を未然に防ぐ
●社会的信用度の向上
いずれも、企業全体が、そして企業に所属するすべての従業員と経営陣がコンプライアンスを守ることで実現が期待できるでしょう。
不祥事を未然に防ぐ
企業で不祥事が起こる理由にはさまざまなことが考えられますが、特に従業員や経営陣が法律を守るということを軽視していると起こりやすくなります。また、法律を守ることに対して意識が高い場合でも、社内規則が不十分なときは不祥事が起こりやすくなるでしょう。
例えばパワハラやマタハラ、セクハラなどのハラスメント行為に対しては、どこからが嫌がらせに感じるかという点において、個人の意識に差があることがあります。「この程度のことは嫌がらせに思わないだろう」という思いから取った行為が、ハラスメント行為に認定され、慰謝料などを巡って裁判へと発展するかもしれません。
しかし、社内規則でハラスメント行為について明確に定義し、万が一、ハラスメント行為を行った場合の処分について定めたうえで、相談窓口を設けたり、ハラスメントについて理解する研修を定期的に実施したりしていたらどうでしょうか。従業員や経営陣のハラスメントへの意識が高まり、裁判になって世間の耳目を集めるといった不祥事にはなりにくいでしょう。
社会的信用度の向上
会社でコンプライアンスについての適切な教育を実施し、各従業員や経営陣が守ることで企業の社会的信用度を向上させることにもなります。
例えば、ある食品会社が倉庫会社や卸売会社との連携の過程でトラブルが生じ、消費期限を過ぎた商品が市場に出回ったとしましょう。コンプライアンス遵守の精神が社内に行き届いていれば、まずトラブルを起こしたことに対して謝罪し、迅速にすべての商品を回収するなど臨機応変な対応が実現できるでしょう。その後、どのタイミングでトラブルに発展したのか、徹底的な調査により原因を解明し、事実を新聞などのメディアを通じて公表します。
トラブルにより企業側は多大な損失を被りますが、社会的信用度は向上する可能性があります。しかし、トラブルを隠そうとしたり、判明した事実の一部を隠蔽したりすれば、さらに問題が大きくなるだけでなく、企業としての信用度がさらに落ちる可能性もあるでしょう。
企業が何らかの失敗をしたときは、社内コンプライアンスが試されているときとも言えます。いざというときに正しい行動を取るためにも、日頃からコンプライアンスに対する教育を実施し、従業員と経営陣のコンプライアンス意識を高めておきましょう。
今すぐ始めたい5つのコンプライアンス対策
企業にトラブルが起きたとき、迅速に、適切な対応をするためにも、経営陣と全従業員がコンプライアンス意識を持ち、正しい倫理観や道徳観を身につけておく必要があります。
とはいえ、そもそも倫理観や道徳観は従業員によって異なるものです。そのため、企業が持つべき「企業倫理」が明確に定まっていないと、企業側に求められる倫理観がどのようなものなのか、従業員にきちんと理解されない可能性があります。
適切なコンプライアンス対策を実施すれば、企業倫理について社内で構築していくことが可能となり、経営陣や従業員に高いコンプライアンス意識を持たせることができるようになります。
次の5つのコンプライアンス対策を実施し、曖昧になりがちな倫理観や道徳観についても明確な認識を持つようにしていきましょう。
1.行動規範マニュアルの作成
2.コンプライアンス研修の実施
3.個人情報の扱いに関するルールの徹底
4.残業時間などの労働基準の見直し
5.内部相談窓口の設置
1.行動規範マニュアルの作成
「すべきかこと」と「すべきではないこと」の基準を、従業員一人ひとりの感覚に任せるのは危険が伴います。教育をしなくても高い倫理観を持つ従業員もいますが、一方で倫理観や道徳観が希薄な従業員もいるでしょう。
さまざまな価値観を持つ従業員が集まる企業では、「行動規範マニュアル」を作成し、企業人として守るべきことを明確に示すことが必要といえるでしょう。社内外での挨拶から、トラブルの対応法、通勤時に注意すべきことなど、あらゆることを網羅したマニュアルを作成し、従業員の行動規範を明記しておくことが重要です。
2.コンプライアンス研修の実施
マニュアルを作成するだけでは、従業員や経営陣にコンプライアンス意識を徹底させることは難しいでしょう。マニュアルをよく読まない従業員や、記載されている内容についてきちんと理解しようとしない従業員もいるかもしれません。
従業員のコンプライアンス意識を高めるためには、マニュアルを作成したうえで、コンプライアンス研修を実施することが必要になります。さらに従業員の理解度をより深めるためには、研修などで具体例を用いて指導することが重要です。
例えば、「発注ミスが見つかったとき」「会社のイベントを開催するとき」などのように、さまざまなシチュエーションを設定し、適切な行動を取れるよう教育していきます。
3.個人情報の扱いに関するルールの徹底
近年、個人情報の取り扱いに関して厳しい倫理観が問われるようになりました。顧客や取引先についての情報はもちろんのこと、従業員や経営陣の個人情報についても適切に扱い、流出させないように厳しく管理することが求められています。
例えば、会社帰りに立ち寄った飲食店で仕事の話を大声ですることは、何らかの機密情報を漏洩させることにつながりかねません。また、会社の機密情報を家族に話すことも、個人情報の取り扱いという観点から避けるべき行為といえます。
各自が正しい倫理観を持つためには、個人情報の取り扱いに関するルールを作成するだけでなく、コンプライアンス研修の中に個人情報の取り扱いに関する研修も含めることが大切です。研修の内容が多いときは、個人情報の取り扱いに特化した研修を別に行いましょう。
4.残業時間などの労働基準の見直し
対外的な目的だけでなく、社内においても、法令順守を徹底してコンプライアンス意識を高める必要があります。
従業員にサービス残業を強いるような過酷な労働環境とならないように、労働基準法に基づいて「残業は基本的に行わない」「残業がどうしても必要なときは残業代を支払う」などという明確な規定を作る必要があるでしょう。すべての従業員が正しい労働基準のもとで働ける環境をつくっていけるように意識することが不可欠です。
5.内部相談窓口の設置
社内でコンプライアンス意識を高めたとしても、トラブルが起きないとは限りません。ハラスメントに対する意識が低い従業員がセクハラ行為をしたり、残業は当たり前と考えている部長が部下に過重労働を命じたりする可能性もあるでしょう。
トラブルが起きたときにスムーズに対応するためにも、社内に相談窓口を設置しておくことが必要です。個人情報の取り扱いを徹底し、安心して相談できる窓口をつくることで、従業員が抱える問題に対して迅速に適切な解決策を見出せるようにしておきましょう。
コンプライアンス違反が導く未来とは？
コンプライアンス意識を高めることで、企業に所属するすべての人が高い倫理観や道徳観を持てるようになります。また、企業全体がコンプライアンス意識の向上に取り組むことで、従業員や経営陣が働きやすい環境で業務を遂行できるでしょう。
一方でコンプライアンスについての意識がないと、企業はどのようになってしまうでしょうか。ここでは、コンプライアンス違反を行う企業に訪れる未来について見ていきましょう。
消費者離れ
企業のコンプライアンス意識が低いと、消費者離れが進む可能性あります。例えば消費期限や産地の偽装問題が発覚したとなると、企業にとっては大きなダメージとなるでしょう。しかし、問題が発覚した後の対応次第では、失墜した企業のイメージを回復させられることもあります。
問題が起きた場合、まず謝罪をしたうえで、同じトラブルが発生しないような仕組みを迅速に構築することができれば、一時的に売上が減ったとしても、長期的に見れば新たな信頼の獲得につながる場合もあるでしょう。
しかし、問題が起きても責任逃れをするなど、問題にきちんと向き合わなかった場合、企業に対する信頼はどのようになるでしょうか。消費者の企業への信用は著しく低下し、問題の商品に限らず、企業全体の業績悪化を招くことにもなります。
人材離れ
コンプライアンス意識の低い企業で働くことで、労働者はダメージを受けることがあります。サービス残業は当たり前、ハラスメントが横行しているような労働環境では、優れた人材でも自身の能力を十分に発揮することができません。
働きやすい環境を求めて、多くの人材が流出する可能性もあります。優秀な人材が離れることで、業務効率の低下や売上減など、大きなダメージが受けることでしょう。
倒産
消費者からの信用を失い、さらには優秀な人材が外部に流れるようなことが起きると、企業は経営を続けていくことが困難になります。倒産を余儀なくされる企業も出てくるでしょう。いずれもコンプライアンス意識の低さが要因と考えることもできます。
法令や社内規則を守り、企業人として当たり前の倫理観や道徳観を身につけることが、企業の存続に大きく影響すると言っても過言ではありません。
個人のコンプライアンス意識を高める方法
コンプライアンス意識を高めるためには、企業全体がコンプライアンス向上に努めるだけでなく、企業に所属する一人ひとりが努力をする必要があります。
しかし、単に従業員や経営陣に向かって「コンプライアンス意識を高めて欲しい」と言うだけでは意味がありません。企業側が、次の3つのことを実施することで、従業員や経営陣一人ひとりのコンプライアンス意識を高めていけるでしょう。
●定期的に研修を実施する
●eラーニングを利用する
●従業員の習熟度を把握する
定期的に研修を実施する
コンプライアンス研修は、一度だけ実施しても大きな効果が得られません。突発的な問題が起きたときに従業員や経営陣がスムーズに対応するためにも、研修は複数回実施し、コンプライアンス意識が根付くように徹底する必要があります。
また、コンプライアンスの概念は時代と共に変わるので、時代の価値観に合わせて研修の内容を刷新し、繰り返し実施していくことが必要です。ハラスメントに対する意識や情報管理についての考え方も、時代と共に変わります。コンプライアンスに対して正しく理解するためにも、定期的に研修を実施するようにしましょう。
eラーニングを利用する
講師を招いてセミナーを開催すれば、従業員が一斉に研修を受けることができます。一方、eラーニングを利用すれば、従業員のペースで学ぶことができるでしょう。さらに、一定期間内であれば何度でも学習できるので、疑問点や分からなかった点を繰り返し復習できるというメリットがあります。
ただしeラーニングは、質問ができないという点、注意が必要です。従業員の疑問に答えて理解を深めてもらうためには、オンラインセミナーや対面型セミナーと組み合わせて実施すると効果的でしょう。
従業員の習熟度を把握する
単に研修を実施するだけでは、従業員や経営陣がコンプライアンスについて正しく理解したかどうかが判断できません。定期的に、習熟度をチェックするためのテストなどを実施し、従業員がコンプライアンスに対してどこまで理解しているのか、把握する必要があるでしょう。
eラーニングの場合、管理者側は従業員の進捗状況が一目で分かるので、ある程度習熟度を把握することができます。研修が無駄なものにならないように、こまめに習熟度をチェックするようにしましょう。
コンプライアンス意識の向上に取り組もう
コンプライアンス意識が低い企業は、今後、生き残りが困難になると予想されるでしょう。ブラックな労働環境により従業員が離れ、信頼を失い消費者離れが進めば、企業として存続することができなくなります。
企業が事業を継続して、さらに成長していくためには、企業に所属するすべての人がコンプライアンスに対する認識を深めることが必要です。定期的にコンプライアンス研修を実施し、一人ひとりが高い意識を持って業務に当たるようにしましょう。
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