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退職代行サービスを使われた場合の対処法!対応の流れやトラブルは?

退職代行サービスを使って従業員が退職を申し入れてきたら、対応に戸惑う企業も多いのではないでしょうか。そのようなときは、対応する前にサービス自体が有効なものであるか調べた上で、適切な方法で対処しなくてはいけません。

本記事では、対応の流れや起こりがちなトラブルなど、事前に押さえておくべきことを解説します。

そもそも退職代行サービスとは?

退職代行サービスとは、退職したいと考えている従業員の代わりに職場に退職の意思を伝えるサービスのことです。代行サービスによって、その内容は異なります。退職の意思を伝えるだけのサービスもあれば、従業員の意思を企業側に伝えた上で未払いの残業代の請求を行うものなどもあるでしょう。

退職代行サービスは、退職希望者が退職の意思を企業側に伝えづらいときに利用できるサービスとして、近年その需要が高まっています。企業側としては、退職代行サービスを使って従業員が退職を申し入れてきたときは、会社に伝えづらい何らかの事情があると捉える必要があるでしょう。

退職代行サービスの3つの形態

退職代行サービスを行う人によって、代行できる行為に違いがあります。では、代行する人によってどのような点が異なるのか、以下の3つの形態に分けて見ていきましょう。

  • 弁護士が代行する場合
  • 退職代行ユニオンが代行する場合
  • その他の場合

弁護士が代行する場合

弁護士資格を有している人が代行する場合、依頼者の正式な代理人として行動することができます。退職を望む意思を伝達するのはもちろんのこと、退職の手続きを行ったり、退職時の条件を企業側と交渉したりすることが可能です。

しかし、悪意のある第三者が従業員への嫌がらせを目的として代行業者に依頼をしたり、弁護士資格を持っていないのに持っていると偽ったりすることもないとは言い切れません。

企業としては、万が一のためにも、弁護士に依頼をしたのが誰なのか、また、弁護士が本当に有資格者なのかを確認する必要があります。

退職代行ユニオンが代行する場合

退職代行ユニオンとは、従業員の申し出を受けて退職代行サービスを担う合同労働組合のひとつです。合同労働組合とは社内に労働組合がない企業の労働者などが加入できる団体のことで、正社員や非正規社員など雇用形態に関係なく加入できるという特徴があります。

ユニオンは、退職の意思を伝えるだけでなく、企業と直接交渉をすることも少なくありません。企業の担当者はユニオンの権利についてしっかりと確認した上で、交渉を進めていく必要があります。

その他の場合

弁護士やユニオン以外が退職の意思を伝えることもあります。最近では、退職代行サービスを展開する民間企業が増えているのが特徴です。

中には、弁護士資格がないにも関わらず、退職手続きや条件交渉を行おうとする違法なケースもあるため、企業としては注意が必要です。従業員の代わりに退職の意向を伝えられたときは、必ず代行業者が保有する資格の有無を確認しましょう。

退職代行を利用された場合の対応の流れ

退職代行業者が弁護士資格を有していれば、従業員の代わりに退職の意思を会社に伝えるだけでなく、従業員の代理人として退職の手続きを行うことが可能です。しかし、先述した通り、業者によっては弁護士資格がないにもかかわらず代理人として退職の手続きなどを進めようとするケースもあるのです。

退職代行サービスが会社に来た場合、次の流れに沿って対応するとトラブルを回避しやすくなります。

  1. 代行業者の資格を確認する
  2. 従業員本人の依頼か確認する
  3. 従業員の雇用規定や希望する退職日を確認する
  4. 従業員に退職届の送付を依頼する
  5. 退職届の受理、貸与品の返還を依頼する

1.代行業者の資格を確認する

従業員本人の代理人として退職手続きや条件交渉ができるのは、弁護士だけです。そのため、企業側はまず代行業者が弁護士の資格を有しているのか、確認することが不可欠です。

しかし、中には従業員に対する嫌がらせを目的として、第三者が代行業者を名乗って退職の手続きを進める悪質なケースもあります。企業としては従業員の不利益とならないように細心の注意を払う必要があるでしょう。

2.従業員本人の依頼か確認する

本当に従業員による依頼なのかどうか確認しておきましょう。従業員本人の依頼であれば、本人の依頼を示す何らかの書類を代理人が持っているはずです。

企業側としては、まず本人が依頼した事実を示す委任状を持っているかどうかを確認しましょう。さらに、従業員本人であることを示す運転免許証や社会保険証のコピーを有しているかどうかもチェックする必要があります。

3.従業員の雇用規定や希望する退職日を確認する

従業員が正社員ではなく有期雇用契約の場合は、一方的に退職を宣告できないことが一般的です。このような場合、企業は退職の意向に応じる必要はありません。従業員の雇用形態についても確認しておきましょう。

ただし、有期雇用契約であっても、やむを得ない事情があれば、従業員側から一方的に退職を告げることが可能です。例えば、従業員がセクハラなどのハラスメント行為を受けた場合は、一方的に退職を告げることができます。

正社員など雇用期間が定められていない場合は、基本的にいつでも退職を申し入れることが可能です。ただし、民法では、月給制であれば退職希望月の前月の前半に企業側に伝える必要があると定められています。そのため、企業としては従業員による、今すぐ辞めたいという申し入れを拒否することもできるのです。

また、退職届を出すタイミングについて就業規則などで定めている場合、規則に妥当性があれば、基本的に従業員は規則を守る必要があります。各企業によって規則の内容は異なりますが、以下のような事情がある場合は、退職届を出すタイミングを数ヶ月前に設定するケースもあるでしょう。

  • 引き継ぎに時間がかかる
  • 後任の従業員が見つかりにくい

なお、民法では無期雇用契約に関しては2週間前までに申し出れば雇用契約を解消できると定められています。そのため、裁判に発展した場合、2週間前に退職を申し出ていれば、就業規則に反していても退職が認められる可能性があります。

さらに退職届を受理する際は、従業員が希望する退職日を確認することも必要です。希望退職日が、退職を申し出た日から2週間以降であるかどうかチェックします。なお、この2週間には休日が含まれるので、週休2日制の企業であれば就業日のみカウントして10日間になることがあるでしょう。

また、通常は、会社に来なくなった日から退職日までの間は有給休暇などで充当しますが、有給休暇の残り日数が不足している場合はその分の給与を減額することがあります。その際は、従業員に知らせておく必要があるでしょう。

企業側は有給休暇の残り日数について正確に把握し、きちんと清算する必要があります。

4.従業員に退職届の送付を依頼する

代行業者が退職届を持ってきた場合は、内容に過不足がないかどうか確認しましょう。企業側で所定の用紙を用意しているときは、従業員に用紙を送り、返送してもらいます。

さらに、退職届が従業員本人によって書かれたのか、確認する必要があるでしょう。先述したように、従業員に対する嫌がらせにより第三者が退職届を提出している可能性もあるからです。企業の担当者は、電話やメールなどで従業員に直接連絡を取って確認しましょう。

5.退職届の受理、貸与品の返還を依頼する

正式な退職届を受け取ったら、退職手続きを進めていきます。後々トラブルにならないためにも、退職届を受理したという旨を従業員側に電話やメールで伝えておきましょう。

なお制服などの貸与品がある場合は、退職届を受理した後で従業員に返還するように伝える必要があります。ただし、従業員が出社を拒む場合は、代行業者を通じて返還してもらう方法もあるでしょう。

退職代行を利用することで起こるトラブル

従業員が退職代行サービスを用いることで、企業側が思わぬトラブルに巻き込まれてしまうことがあります。ここでは、よくある4つのトラブルについて見ていきましょう。

  • 従業員本人が依頼していない
  • 非弁行為があった
  • 未消化の有給休暇が残っている
  • 他の従業員の業務負担が増える

従業員本人が依頼していない

従業員には退職の意思がないにも関わらず、別の従業員が退職代行サービスに依頼して退職させるといった悪質なケースもあります。このようなケースを企業が見過ごして退職手続きを進めてしまうと、従業員本人が不利益を被ることになりかねません。

企業担当者は代行業者の言葉を鵜呑みにするのではなく、何度か従業員に直接連絡を取って事実確認を行いましょう。

非弁行為があった

退職代行業者が、弁護士資格を有していないのに代理人として退職手続きを進めようとする行為は、非弁行為(ひべんこうい)にあたります。

企業側は、非弁行為があったにも関わらず退職届を受理してしまうと、退職が無効になる恐れもあります。その場合、退職までの手続きがさらに複雑になるでしょう。企業としては、代行業者の資格と依頼者の意思をしっかりと確認することで、非弁行為を認めないことが大切です。

未消化の有給休暇が残っている

退職を希望する従業員に未消化の有給休暇が残っている場合には、有給休暇を取得できるようにサポートしなくてはいけません。

代行業者を介して退職の意向を申し入れてきた従業員に対して、非礼だと感じることもあるでしょう。しかし、感情的な思いから有給休暇を取得させずに退職を受理すると、企業側は労働基準法に違反することになるため注意が必要です。

他の従業員の業務負担が増える

一般的に退職者は、退職前に後任の担当者へ業務の引き継ぎを行います。しかし、退職代行サービスにより退職されてしまうと、引き継ぎが行えません。

従業員が突然退職することで、他の従業員の業務負担が増えることが考えられます。従業員が担当していたクライアントは、他の従業員が引き継ぐことになるでしょう。単に業務量が増えるだけでなく、知らないクライアントを担当することで、トラブルが起こったりクライアントに迷惑をかけたりすることも考えられます。

このようなトラブルを避けるためにも、企業側は後任の担当者に対して業務内容のフォローを行う必要があるでしょう。

トラブルを解決する方法

従業員本人に会社を辞めたいという強い意志があっても、その意思を通すために他の従業員やクライアントに迷惑が及ぶのは避けたいものです。さらに、先述したとおり、従業員本人が依頼していない、非弁行為にあたるトラブルは、後々大きな問題へと発展する可能性もあります。

従業員が代行業者を通して退職を申し入れたことでトラブルが発生した際は、次のいずれかの方法で解決しましょう。

  • 本人や弁護士と話し合う
  • 法的措置も検討する

本人や弁護士と話し合う

従業員の退職をめぐってトラブルが起きたら、まずは退職を希望する従業員本人と話し合いましょう。企業と従業員がそれぞれ納得できる形で退職の手続きを進めていくことができます。

例えば従業員が突然出社しなくなることで、他の従業員やクライアントに多大な影響を与える場合は、業務の引き継ぎをしてから会社を辞めるように説得できるでしょう。なお、その際、企業側は電話やメールなどで話し合いをしたいという意思を従業員本人に伝えることが大切です。

従業員本人が拒否する場合は、弁護士を通じて話し合いを進めることもできます。従業員がすでに弁護士を立てている場合は、双方の弁護士が交渉を行うことで、早い段階でトラブルを解消できるかもしれません。

法的措置も検討する

従業員が会社に来なくなることで、企業側が不利益を被る場合は、法的措置を検討できます。しかし、できるだけ穏便に解決するためにも、企業側は法的措置を取る前に従業員との直接交渉や、弁護士を通した交渉を提案しましょう。

企業側が関係回復のための努力をしても、従業員が話し合いを拒否する場合は、訴訟などの法的措置を取ることができます。また、約束した交渉日時に従業員本人が来ないなど、明らかに不誠実な対応を取られた場合も、話し合いによる穏便な解決は難しいと判断できるでしょう。このようなときも、訴訟に踏み切ることができます。

退職代行は拒否できる?

企業にとって、従業員に退職代行サービスを用いて退職の意思を伝えられることは、決して好ましいことではありません。直接退職届を渡さない従業員に対して非常識だと腹立たしい思いをしたり、何が気に入らなかったのかと疑問に感じたりすることもあるでしょう。

しかし、従業員が退職代行サービスを通して退職の意思を表示したときは、基本的に拒否できないことが多いです。従業員も強い意志を持って代行業者に依頼している可能性が高いため、基本的に従業員の意思を尊重して、退職を承認する方向で交渉を進めていくことになります。

ここでは、従業員の申し出を拒否できるケースをご紹介します。

法律を順守している場合は拒否できない

従業員が退職代行サービスを利用して退職の意思を示したとき、法律を順守しているかどうかを確認しましょう。法律を順守している場合は、原則として退職を受け入れて手続きに進む必要があります。

なお、退職時に順守すべき法律としては、民法第627条1項による解約申し入れの規定が挙げられるでしょう。民法では、正社員のように無期雇用契約の場合は、従業員はいつでも解約の申し入れができると定められています。また、申し入れた日から2週間後には雇用契約が解消できるとも明記されています。

その他にも、民法では雇用契約の解約の申し入れについていくつか規定があります。期間によって報酬を定めている場合、例えば月給制を導入しているケースでは、解約の申し入れは解約の希望日が属する期間の前期の前半に行わなくてはいけません。つまり、9月の特定の日に退職したいという場合は、8月の前半までに会社に退職の意思を告げる必要があります。

民法による規定だけでなく社内規則も確認しましょう。企業によっては解約の申し入れは1ヶ月前、2ヶ月前などと定めていることがあるかもしれません。従業員に不利益を与えるような社内規則でなければ、従業員は順守することが求められます。

企業側としては、まず退職を申し出る時期が社内規則に違反していないことを確認した上で、社内規則が民法に違反していないかどうかも確認しておきましょう。なお、退職申し入れの時期が社内規則には反するものの、民法に適う場合は退職の意思を拒否できません。

有期雇用に関しては状況による

有期雇用契約を締結している従業員に関しては、適用される解約申し入れのルールが異なることがあるので注意が必要です。民法では、6ヶ月以上の期間における有期雇用契約の場合、解約の申し入れは3ヶ月前に行う必要があると定められています。

なお法律と社内規則に相違があるときは法律を順守することが優先されるため、企業の担当者は民法に記載されている内容を把握しておきましょう。

例えば、社内規則で無期雇用契約に対しては4ヶ月前までに告知することと定めているとします。この場合、従業員が3ヶ月前までに解約を申し入れた場合は、民法の規定が優先されるため、退職届を受理しなくてはなりません。

ただし、3ヶ月間までに解約を申し出ていないときでもやむを得ない事情がある場合は、退職の意思を拒否できないことがあります。

やむを得ない事情について、民法では規定がありません。過去の例などから以下の状況はやむを得ない状況と判断されるので、参考にしてください。

  • パワハラなどのハラスメント行為があった
  • 未払い賃金があり、信頼関係を築きにくくなった
  • 病気やケガで仕事を続けることができない
  • 家族の介護のため、通勤が難しい

これらの事情により、有期雇用契約の従業員が退職の意志を申告するときは、たとえ退職の3ヶ月前であっても、従業員の意思を尊重することが求められるでしょう。

非弁行為に当たる場合は拒否できる

従業員側の行為が、非弁行為にあたる場合は、退職の意思があっても企業側は拒否できます。例えば弁護士の資格を有していない人物に退職手続きの代行を依頼した場合は、非弁行為と判断されるため、企業は退職届を受け入れる必要はありません。これは、従業員本人の意思に基づかない行為と判断されるからです。

弁護士が退職手続きのために企業を訪問するときは、まず本当に従業員本人の代理であるのかを書類や電話などで確認します。その上で、退職の申し入れが法律に基づいているかどうかを調べしょう。問題ないときは手続きを進めていくことになりますが、何らかの問題があるときには、弁護士を通して話し合いをすることができます。

弁護士以外が退職の申し入れを行う際も同様に、まずは従業員本人による依頼なのかどうかを確認しましょう。本人の依頼であることが確認取れたら、その申し入れが法律に基づいているのかどうかを調べます。法律上、問題ないときは従業員本人と交渉して手続きを進めていきましょう。

退職代行サービスを使われないために普段からできること

従業員と企業、あるいは上司などが円満な関係を築いていれば、従業員は退職代行サービスを使って退職を申し入れる可能性は低くなるでしょう。退職代行サービスを使うということは、企業に対して不満がある可能性が高いと考えられます。

退職代行サービスを利用するのではなく、従業員が自ら退職の意思を伝えられるように、企業側は対策を講じる必要があるでしょう。ここでは、企業が日頃からできる対策についてご紹介します。

従業員と円満な関係を築く

従業員とその上司、あるいは企業が良好な関係を維持することが大切です。しかし、すべての従業員が上司と良好な関係を維持するのは、難しいでしょう。良好な関係を維持するために、企業としては従業員が悩んでいることや不満に思うことを上司以外にも相談できるシステムを構築しておくことが大切です。

例えば、従業員が気軽に配置換えを申し出ることができたり、定期的にカウンセリングを受けられたりするシステムを構築することも、居心地の良い労働環境を提供することにつながります。

速やかに対応する

退職代行サービスを利用した従業員に対して圧力をかけたり、拒否したりすることが噂となって社内に広まる可能性があります。そのような噂が広がると、他の従業員に対して悪い影響を与え、場合によっては連鎖的な離職を招くこともあるでしょう。企業としては日頃から従業員の意向をしっかりと聞き取り、問題があるときは速やかに対応することが大切です。

また、企業側は退職代行サービスを利用した従業員に対して感情的な言動を取るのではなく、退職代行サービスを利用するに至った経緯を調べることが大切です。経緯を把握すれば、再発防止のために何らかの方策を立てていくことができるでしょう。

退職代行にならないよう従業員と良好な関係を築こう

従業員の事情で退職することは仕方のないことです。家業を継ぐ、介護や育児に専念する、本人が病気・ケガなど、回避できない事情としてさまざまなことが考えられるでしょう。

しかし、従業員が何らかの事情で退職の意思を会社に伝えられないという場合は、企業側の努力で回避できるかもしれません。上司との関係に問題がないかチェックするなど、従業員にとって居心地の良い環境を提供できるように努めしましょう。問題があったときに相談できるよう、社内に窓口を設置ことも選択肢のひとつといえます。

もし退職代行サービスを利用された場合は、従業員に対して感情的な言動を取るのではなく、退職を決意した経緯を見直すきっかけとしてください。