採用活動の質を高める面接評価シートの作り方
採用活動の質を高めるのに役立てたいのが「面接評価シート」です。面接評価シートとは何か、期待できるメリットや作り方についてご紹介します。
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面接評価シートとは
面接評価シートとは、面接官が求職者を評価するために用いる評価項目や評価基準が記載されたシートのことです。面接をする際には、作成した面接評価シートに記載された内容の質問を行い、面接を進めていくことになります。
質問内容や評価すべき項目・基準などが曖昧な状態で面接するのはおすすめできません。面接官によって質問の内容が異なり、結果として人材選びに苦戦してしまうことがあるからです。
面接評価シートを用いれば面接官が異なっても同様の質問ができるので、社内で一貫した評価基準を保てるようになります。自社が本当に必要としている人材を選ぶための取り組みに注目しているのであれば、面接評価シートを導入してみてはいかがでしょうか。
面接評価シートを作成するメリット
面接評価シートを用いることにより期待できる代表的なメリットについてご紹介します。
客観的に評価することができる
あらかじめ面接評価シートで評価の基準を明確にしておけば、客観的な評価をしやすくなります。
面接評価シートに記載されている質問を行い、それを人材要件と照らし合わせることにより、条件に合致しているかどうか判断可能です。客観的な見極めができないと、面接官の主観的な判断によって評価が変わってしまう可能性があります。評価項目や評価基準を面接評価シートによって可視化し、面接の質を向上させましょう。
社内共有がしやすくなる
社内で求職者の情報を共有するのにも、面接評価シートが役立ちます。履歴書や職務経歴書、志望動機書だけでは、その人ならではの特性や人柄をなかなか判断できません。これらを判断する項目を面接評価シートに加えておけば、それぞれの求職者がどのような評価をされたのか、面接に参加していない方でも理解できるようになります。
応募者のデータを可視化できる
面接評価シートを用いることなく面接を行った場合、記憶を頼りに判断しなければならないことが出てくる可能性もあります。
「身だしなみはきちんとしていたか」「印象はどうだったか」など、曖昧な記憶で個人を判断してしまった場合、正当な評価ができないケースもあるでしょう。評価をするのに必要な項目を記載した面接評価シートを作成しておけば、時間が経ってからでも応募者のデータをわかりやすく振り返ることができます。
更に、優秀な人材を採用できた場合に、その人材が面接時にどのような評価を受けていたのか確認することも可能です。次回以降の面接時にどういった人材を採用すれば良いのか判断する基準にもなります。
聞き漏れなどのミスを防ぐことができる
面接評価シートに沿って面接を行えば、必要な項目を質問し忘れてしまったなどのミスを防げます。質問すべきことを聞けた人と聞き忘れてしまった人とで評価が異なるようなことがあると大変です。面接の精度を高めるためにも必要なことは忘れずに聞かなければならないので、そのためにも面接評価シートを活用しましょう。
採用の質を高める面接評価シートの作り方
実際に面接評価シートを作成するにはどうすれば良いのでしょうか。一般的な作り方についてご紹介します。
STEP1：評価項目を設定する
まずは具体的な評価項目を考えることから始めましょう。この時、思いつく項目はすべて書き出すのがポイントです。次々とリストアップし、その中から自社にとって本当に必要な評価項目を厳選していくと、質の高い面接評価シート作成に繋がるでしょう。
評価項目に設定すべき内容は、企業によって異なります。自社が重視していることや、必ず質問しておきたいことなどがある場合は、忘れずに評価項目に設定しておきましょう。
STEP2：会社が求める人物像を明確にする
自社がどのような人材を求めているのか明確にします。この際、面接官が独自に決めるのではなく、経営陣や各部署に対して意向調査を行うと良いでしょう。経営陣や各部署がどのような人材を求めているのかが把握できます。調査には時間がかかることもあるので、早い段階から動き出しておいたほうが安心です。
STEP3：評価基準を定める
定めた評価項目に対する基準について明確にします。定量評価として五段階評価を取り入れるのも良いのですが、それだけではわからないこともあるでしょう。そのため、定量評価に加えて担当者が感じたことを記入できるように定性評価を組み合わせるのがおすすめです。
なぜその評価をつけたのかなど数値では表せない所感を記載しておくことにより、より面接の評価内容がわかりやすくなります。
STEP4：質問項目を定める
求職者に対し、直接質問する内容を定めていきます。
例えば、清潔感の項目については「スーツに汚れやシワはないか？」などを確認すれば、本人に質問をしなくても確認が可能です。しかし「リーダー気質か？」などは見た目で判断ができません。
そこで「これまでに自分がリーダー、または主体で行ったことがあれば教えてください」などの質問を用意しておきましょう。他にも評価項目を見極めるために必要な質問や、確認しておかなければならないことなどがあれば質問項目としてまとめておきます。
面接評価シート作成時のポイント
自社で活用する面接評価シートを作成する際には、ポイントがあります。特に重要なことについて3つ解説します。
評価項目や質問項目を多くしすぎない
最初にどの評価項目を入れるか考える段階では、洗い出すようにたくさんの項目を挙げて問題ないのですが、実際の面接評価シートではいくつかに絞り込むようにしましょう。評価項目や質問項目を絞ることなくすべて盛り込んだ場合、評価をしなければならないことが増え、各項目の評価精度が落ちる結果に繋がってしまう恐れがあります。
設定した評価項目をすべて埋めることにばかり集中してしまうと、求職者への対応が悪くなり、面接自体の質が低くなってしまう可能性もあります。しっかりお互いに話ができてこそ質の高い面接に繋げられるため、注意しましょう。
記入・入力がしやすいように作成する
面接評価シートは、面接ごとに違うものを用意するのではなく、記入・入力しやすいように統一するのがおすすめです。形式を統一することにより入力だけでなく、管理もしやすくなります。
記入・入力しにくいと感じる部分はないかなど、実際に面接評価シートを利用する担当者から話を聞いてみるのも良いでしょう。
定期的に見直し・改善をする
面接評価シートは一度作ったらそれを使い続けるのではなく、使いにくさを感じる部分については見直しや改善を繰り返していきます。
例えば、面接の時間に比べて評価項目が多い、少ないなどあれば、項目の数を調整しましょう。
また、社内の環境や求めている人材が変われば、適正な評価項目や質問内容も変わってきます。定期的に面接評価シートの内容を確認し、その都度適正な形に変更することが重要です。
面接評価シートで質の高い採用活動を目指す
どのような形で採用活動を行うかは企業によって異なりますが、面接をする際には面接評価シートを活用し、求職者を見極めてみてはいかがでしょうか。特に面接の担当者によって評価の内容・仕方が大きく異なっているケースや、全体的に統一性のある面接ができていないと感じているような場合に効果的です。
質の高い面接を行ったり、聞いておくべき質問を漏らしたりしないためにも面接評価シートを役立ててみてください。
